دوره مستندسازی پروژه

مستندسازی مناسب پروژه این اطمینان را فراهم می سازد که تمام داده ها و اطلاعات تهیه و تدوین شده در مورد یک پروژه همیشه برای افراد جدیدی که به پروژه می پیوندند، مهیا است.

بعبارتی دیگر، مستندسازی پروژه، تهیه مجموعه اسناد و مدارکی است که سیر تکوین و تحقق یک فعالیت، یک بسته کاری، یک فاز و در نهایت یک پروژه را از شروع تا خاتمه آن نشان می دهد.

لذا  هر چه اطلاعات دقیق تر و مستندتری در زمینه فوق الذکر موجود باشد، تحلیل فرایند اتخاذ تصمیم، نقاط قوت و ضعف فرایندهای مدیریت پروژه آسان تر خواهد بود. همچنین هرچه مستندات پروژه دقیق تر و روشن تر ثبت شده باشد، دانش ارزنده تر و کاربردی تری را به تیم پروژه فعلی یا پروژه های آتی منتقل خواهد کرد.

در مدت اجرای پروژه، وقایع و رویدادها، ابتکارها، خلاقیت ها، تنگناها و مشکلات فنی، حقوقی، تغییرات و یا کلیم ها و ادعاهای زیادی با بار اجرایی و مالی اتفاق می افتد و برای هر یک، راه کارها، فرم ها، راه حل ها و تدابیری اتخاذ می شود. چنانچه این تدابیر مستند شوند، کمک موثری به پرهیز از دوباره کاری در اجرای طرح ها و پروژه های موجود و آتی می شود.

اهمیت مستندسازی جامع

اما متاسفانه در کشورمان ایران، با وجود گذشت زمان زیادی از تشکیل سازمان ها و شرکت ها و انجام پروژه های متعدد در سازمان ها، سؤالی که هنوز بی پاسخ مانده است که چه تعداد از مدیران عامل و مدیران پروژه توانسته اند، افکـار، دیـدگاه هـا، تجـارب، آموخته ها و اندوخته های علمی و عملی خود را مکتوب و مستند نمایند؟

چه بخـشی از دانـش نهفتـه در تصمیمات مدیریتی و فرآیندهای اجرای پروژه ها به قلم تحریر درآمده و مستند شده است؟

چـه بخـشی از این تجارب به پروژه های آتی و حتی نسل های بعدی، انتقال خواهد یافـت؟

و ده ها سوال دیگر …

دیدگاه استراتژیک در مستندسازی

امروزه، وجود دیدگاه بلندمدت و استراتژیک برای مدیران یک سازمان با هدف رویارویی با چالش ها و مشکلات پروژه های موجود و آتی، امری ضروری و حیاتی است. به دلیل چنین ضرورتی است که سازمان ها و موسسات پیشرو تلاش می نمایند تا از تجربیات و درس آموخته های خود بیاموزند و با خلق این درس آموخته ها، فرصت ساختن و خلق آینده را را داشته و برای دستیابی به مدیریت بهینه تر پروژه های موجود و آتی خود اقدام نمایند.

اما با وجود چنین تفکر و برنامه ای، اگر مستندسازی پروژه ها، بصورت کاربردی، عملیاتی و بومی شده با شرایط پروژه های کشورمان، انجام نشود، منفعتی برای نمایش عملکرد مدیران ارشد و همچنین مدیران پروژه سازمان، در پی نخواهند داشت.

رویکرد PMI در مستندسازی

انستیتو بین المللی مدیریت پروژه PMI: Project Management Institute  بعنوان معتبرترین مرجع مدیریت پروژه، چارچوب و نظام معتبر و مناسبی جهت بسط، گسترش و اجرای موفقیت آمیز مدیریت پروژه و مستندسازی اجرایٔی و عملی پروژه ها در سازمان ها و موسسات انتفاعی و غیرانتفاعی برای پروژه های صنعتی و چابک در استانداردهای PMBOK-V6 و PMBOK 7 ارائه داده است.

استاندارد PMBOK-V6 با ارایه رویکردی کاملا از پیش برنامه ریزی شده و فرایندمحور، ضمن تبیین کامل مراحل مستندسازی پروژه ها، متدولوژی مشخصی را در راستای تحقق اهداف مدیران ارشد سازمان و مدیران پروژه ها، پیشنهاد داده است.

در استاندارد جدید PMBOK 7 اما، مستندسازی پروژه ها و حتی مستندسازی در کسب و کار، از ۳ منظر دیده شده است.

• منظر اول:‌ مستندسازی مدل ها
• منظر دوم:‌ مستندسازی روش ها
• منظر سوم:‌ مستندسازی آرتیفکت ها یا مصنوعات

 برای کسب دانش بیشتر در رابطه با مدیریت پروژه به صفحه دوره مدیریت پروژه pmbok مراجعه کنید.

هدف ما از آموزش دوره

در دوره مستندسازی جامع، تلاش شده است تا ضمن تبیین مقدمات عمومی و تخصصی مستندسازی چابک و آبشاری (صنعتی)، مستندسازی جامع پروژه در قالب سیستم جامع مستندسازی پروژه آموزش داده شود. علاوه بر آن در این دوره، مستندسازی پروژه های صنعتی براساس استاندارد PMBOK-V6 و مستندسازی پروژه های چابک بر اساس استاندارد PMBOK 7 آموزش داده شده است تا علاقمندان با مستندسازی انواع پروژه های صنعتی و چابک آشنا شوند.