مدیریت پروژه چیست؟ تعریف پروژه - آکادمی دکتر احمدزاده

پروژه چیست؟

برای درک مدیریت پروژه، باید به درک درست پروژه بپردازیم.

در واقع، پروژه ها تلاش های موقتی برای ایجاد ارزش از طریق محصولات، خدمات، نتایج و یا فرآیندهای منحصر به فرد هستند.

توسعه نرم افزار برای بهبود فرآیندهای کسب و کار، ساخت ساختمان، امدادرسانی پس از یک بلای طبیعی، گسترش فروش به بازار جغرافیایی جدید و ده ها مثال دیگر، نمونه هایی از پروژه هستند.

پروژه ها ادغام وظایف، فعالیت ها و اقلام قابل تحویل هستند که باید برای دستیابی به یک نتیجه دلخواه، ساختار بندی و اجرا شوند.

قبل از دستیابی به یک نتیجه، هر جنبه از یک پروژه باید مراحل شروع، برنامه ریزی و اجرا را طی نماید. این فرآیند به عنوان چرخه حیات مدیریت پروژه شناخته می شود و زیربنای حیات پروژه های موفق است. علاوه بر این، این چرخه به مدیران پروژه اجازه می دهد تا هر کار و فعالیت را با دقت برنامه ریزی کنند تا از بیشترین شانس موفقیت اطمینان حاصل کنند. به طور کلی، یک پروژه یک تلاش خوب برنامه ریزی شده است که یک چرخه حیات پروژه با شروع و پایان مشخص را دنبال کند.

مشخصات پروژه چیست؟

همه پروژه ها تلاشی موقت برای ایجاد ارزش از طریق یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فرد هستند. موقتی بودن پروژه ها به معنای این است که همه پروژه ها، شروع و پایانی دارند.

پروژه ها با تمرکز بر ایجاد ارزش تجاری متولد شوند و باید در یک زمانبندی مشخص و با یک بودجه معین، باید به پایان برسند

از آنجایی که شرکت ها منابع بسیار محدودی دارند، باید مراقب بود که ترکیب مناسبی از پروژه ها تصویب شود.

همه پروژه ها نیاز به ۵ منبع کلیدی دارند:

موارد مصرفی (‌مانند سیمان- کابل-حجمی از اینترنت و …)
ماشین آلات (مانند جرثقیل-دستگاه جوش-لب تاپ و …)
نیروی انسانی یا تیم پروژه (مهندس-تکنیسین-کنترل پروژه و …)
بودجه
روش (مثلا بکارگیری استاندارد PMBOK 6 در مدیریت پروژه)

هر پروژه منحصر به فرد است و با عملیات معمول یا همان فعالیت های تکراری یک سازمان متفاوت است.

تغییر ماهیت پروژه برخلاف عملیات موضوعی مهم است که به دلیل پیشرفت های تکنولوژیکی، تغییرات پروژه و سایر عوامل می تواند رخ دهد؛ لذا تغییرات و مدیریت آن در پروژه ها بسیار مهم است؛ چه این تغییرات از سوی کارفرما باشد(Change Order) و چه تغییرات از سوی پیمانکار به کارفرما پیشنهاد شود (Change Request)

پروژه بر خلاف عملیات در طول چرخه حیات پروژه ریز شده و تفصیلی تر می گردد؛ به این معنی که ابعاد پنهان پروژه در طول زمان مشخص می شود.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه به مجموعه فعالیت‌هایی گفته می‌شود که برای آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و پایان دادن به یک پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این فعالیت‌ها شامل مدیریت منابع، زمان، هزینه، کیفیت، دوره حیات پروژه، ریسک‌ها و مشارکت‌های ذینفعان می‌شود.

دانش، مهارت ها و ابزارها معمولاً در فعالیت ها یا فرآیندها گروه بندی می شوند. پنج گروه فرآیند مدیریت پروژه ها عبارتند از:

آغازین
برنامه ریزی
اجرایی
مانیتور و کنترل
اختتام

این ۵ گروه فرایندی به شرح شکل زیر در طول چرخه حیات پروژه با هم در تعامل هستند.

شکل ۱:‌ تعاملات ۵ گروه فرایندی مدیریت پروژه

تعاملات ۵ گروه فرایندی مدیریت پروژه

مدیر پروژه کیست؟

اغلب اوقات، افراد بدون اینکه به طور کامل بدانند این شغل مستلزم چیست، تمایل به داشتن یک شغل در حوزه مدیریت پروژه دارند. برخی از مردم بر این باورند که اختیارات زیادی به مدیر پروژه داده می شود و وی هر تصمیمی را در مورد پروژه خواهد گرفت، کنترل امپراتوری کوچکی از کارگران را که شخصاً استخدام کرده در دست خواهد داشت و با مدیران اجرایی در داخل و خارج از آن ارتباط برقرار خواهند کرد.

برای مدیران پروژه که به تازگی مدیر پروژه شده یا در سطح ابتدایی هستند، مهم است که قبل از پذیرش این موقعیت، درک خوبی از آنچه مستلزم این شغل است داشته باشند.

مدیر پروژه مسئول هماهنگی و یکپارچه سازی فعالیت های پروژهه در چندین حوزه است. فعالیت های یکپارچه سازی انجام شده توسط مدیر پروژه عبارتند از:

● یکپارچه سازی فعالیت های لازم برای تهیه برنامه مدیریت پروژه

● یکپارچه سازی فعالیت های لازم برای اجرای برنامه مدیریت پروژه

● یکپارچه سازی فعالیت های لازم برای ایجاد تغییرات در برنامه مدیریت پروژه

این مسئولیت های یکپارچه در شکل ۲ نشان داده شده است، جایی که مدیر پروژه باید ورودی ها (به عنوان مثال، منابع) را به خروجی محصولات، خدمات و در نهایت سود تبدیل کند. برای انجام این کار، مدیر پروژه به مهارت های ارتباطی و بین فردی قوی نیاز دارد، باید با عملیات هر سازمان آشنا شود و باید از فناوری مورد استفاده آگاهی داشته باشد. در مقاله مهارت های مدیر پروژه بیشتر با مهارت هایی که یک مدیر پروژه باید داشته باشد آشنا می شوید.

شکل ۲:‌مهم ترین وظیفه مدیر پروژه-یکپارچه سازی فرایندها

مهم ترین وظیفه مدیر پروژه-یکپارچه سازی فرایندها

مدیر پروژه در واقع یک مدیر کل است و لازم است با کل عملیات سازمانی که در آن سازمان پروژه انجام می شود، آشنا می شود.در واقع، مدیران پروژه بیشتر از بسیاری از مدیران، با کل عملیات یک شرکت آشنا می شوند. به همین دلیل است که مدیریت پروژه اغلب به عنوان یک زمینه آموزشی برای آماده سازی مدیران آینده که قادر به پر کردن پست های مدیریت ارشد خواهند بود، استفاده می شود.

در واقعیت، مدیریت پروژه ممکن است بسیار متفاوت از آن چیزی باشد که برخی معتقدند. اکثر مدیران پروژه اختیارات واقعی بسیار کمی دارند. اقتدار واقعی ممکن است در اختیار حامی پروژه و مدیران ستادی باشد. برخی افراد استدلال می کنند که مدیریت پروژه در واقع رهبری بدون اختیار است.

مدیران پروژه ممکن است هیچ نظری در استخدام کارکنان پروژه نداشته باشند و حتی نتوانند کارگرانی را که عملکرد ضعیفی دارند اخراج کنند. کارکنان پروژه معمولاً توسط مدیران ستادی مانند مدیر منابع انسانی استخدام می‌شوند. مدیران پروژه ممکن است هیچ کنترل و یا مدیریتی در خصوص دستمزد و حقوق کارکنانی که به پروژه اختصاص داده شده اند نداشته باشند.

کارمندانی که به پروژه اختصاص داده شده اند، ممکن است همزمان روی چندین پروژه دیگر کار کنند و مدیر پروژه ممکن است نتواند این کارمندان را وادار کند که نیازهای پروژه خود را به موقع برآورده کنند. مدیران پروژه ممکن است اجازه نداشته باشند با پرسنل خارج از شرکت ارتباط برقرار کنند. این امر ممکن است توسط حامی پروژه انجام شود.

از مدیران پروژه امروزی انتظار می رود که حداقل درک گذرا از مدل کسب و کار شرکت و همچنین فرآیندهای تجاری شرکت که از مدیریت پروژه پشتیبانی می کنند داشته باشند. اکنون از مدیران پروژه انتظار می رود در صورت لزوم تصمیمات مربوط به پروژه و کسب و کار را همزمان اتخاذ کنند.

برخی افراد بر این باورند که مدیران پروژه هر تصمیمی را در مورد یک پروژه می گیرند. این قطعا درست نیست. در محیط های با تکنولوژی پیشرفته امروزی، مدیران پروژه نمی توانند در همه زمینه ها متخصص باشند. ممکن است تخصص آنها در هیچ یک از حوزه های دانش پروژه نباشد. بنابراین آنها باید به کمیته پروژه و اعضای این تیم برای حمایت در تصمیم گیری پروژه تکیه کنند.

مدیر پروژه ممکن است در مورد محدودیت ها یا شرایط مرزی تحمیل شده برای پروژه اظهار نظری نتواند انجام دهد.

این عوامل ممکن است توسط مشتری یا کارفرما در طی مناقصه ایجاد شده باشد و به مدیر پروژه گفته شود که باید با این شرایط پروژه را مدیریت کند.

غیرمعمول نیست که واحد بازاریابی و فروش، صرفاً برای برنده شدن در مناقصه، با برنده شدن در یک مناقصه غیرمعقول موافقت می کند و سپس به مدیر پروژه می گوید: “این تمام زمان و پولی است که می توانیم از مشتری دریافت کنیم. با آن پروژه را یک کاریش کنید!”

در نهایت رهبران این پروژه‌ها، حرفه‌ای‌های پروژه هستند – افرادی که عمداً یا بر اساس شرایط از آنها خواسته می‌شود اطمینان حاصل کنند که یک تیم پروژه به اهداف خود می‌رسد. این مدیران پروژه از ابزارها، تکنیک ها و رویکردهای مختلفی برای مدیریت یک پروژه استفاده می کنند.

مدیریت پروژه موفق چه مشخصاتی دارد؟

مدیریت پروژه موفق را می توان به عنوان دستیابی به یک جریان مستمر از اهداف پروژه در زمانبندی، هزینه، در سطح مطلوبی از عملکرد یا فناوری ، در حالی که از منابع اختصاص داده شده به طور موثر و کارآمد استفاده شده باشد و نتایج مورد قبولی برای مشتری و یا ذینفعان را تدارک نمود، تعریف نمود.

از آنجایی که هر پروژه، ذاتاً متفاوت با پروژه های حتی مشابه خود است و هر مشتری می‌تواند نیازمندی‌های متفاوتی داشته باشد، فعالیت‌های موجود در گروه‌های فرآیندی ۵ گانه مدیریت پروژه که در ابتدای مقاله توضیح داده شد، ممکن است از پروژه‌ای به پروژه دیگر تغییر کند.بنابراین احتمالاً مجموعه متفاوتی از شایستگی ها را برای مدیریت آن پروژه و مدیر آن پروژه الزامی می کند.

موسسه PMI مثلث استعداد مدیر پروژه را اینطور معرفی کرده است:

شکل ۳: استعدادهای مدیر پروژه

استعدادهای مدیر پروژه

یعنی مدیر پروژه علاوه بر داشتن مهارت های فنی مدیریت پروژه، لازم است که رهبری تیم پروژه (بخصوص مهارت مدیریت چابک تیم پروژه) و همچنین دانش و مهارت های مدیریت استراتژیک و کسب و کار را نیز بداند و یا فرا گیرد.

مدیریت استراتژیک پروژه چیست؟

مدیریت استراتژیک و تجاری برای بسیاری از مدیران پروژه نسبتاً جدید است. در برخی از شرکت ها، مسئولیت تصمیمات استراتژیک و تجاری صرفاً بر عهده حامی پروژه است. در این شرایط، نقش اصلی مدیر پروژه تولید یک محصول تحویلی و اغلب یک تحویل فنی است. نحوه استفاده از کالای تحویلی و ارائه ارزش به شرکت توسط حامی پروژه تعیین می شود.

در دنیای امروز، مدیران پروژه باید استراتژیک و کسب و کار محور باشند. مدیران پروژه امروزه بیش از یک پروژه را مدیریت می کنند. آن‌ها خود را به‌عنوان مدیریت بخشی از یک کسب‌وکار به جای یک پروژه می‌دانند و بنابراین انتظار می‌رود که تصمیمات فنی و تجاری پروژه را نیز بگیرند. ابزارهایی که مدیر پروژه استفاده می‌کند، به‌ویژه روش‌های مدیریت پروژه، به جای فرآیندهای صرفاً مدیریت پروژه، با فرآیندهای تجاری تعامل گسترده ای دارند.

کلمات “ارزش تجاری” می توانند به مهمترین کلمات در واژگان مدیر پروژه تبدیل شوند. نتیجه اینکه یک پروژه دیگر فقط اقلام قابل تحویل آن نیست. بلکه اکنون بیشتر بر ایجاد ارزش تجاری پایدار متمرکز شده است. موفقیت پروژه در حال حاضر به‌جای برآورده کردن محدودیت‌های خاص تحمیلی (مانند تحویل پروژه در زمانبندی-مطابق بودجه و طبق قرارداد)، جای خود را به ایجاد ارزش تجاری پایدار است.موضوعی که پایه نگارش استاندارد جدید موسسه PMI، یعنی PMBOK 7 قرار گرفته است.

۷ مزیت اصلی مدیریت پروژه

مدیریت پروژه دارای مزایای بسیاری است که در ادامه ۷ مزیت اصلی آن، آورده شده است:

1. بهبود کیفیت پروژه: با استفاده از مدیریت پروژه، پروژه به طور کلی به دقت بیشتری برای جزئیات طراحی و اجرا می‌رسد و به این ترتیب کیفیت پروژه بهبود می‌یابد.

2. بهبود کارایی: مدیریت پروژه با استفاده از شاخص‌های کارایی پروژه، مانند زمان و هزینه، می‌تواند به بهبود کارایی پروژه کمک کند.

3. کاهش هزینه‌ها: با استفاده از مدیریت پروژه، می‌توان هزینه‌های پروژه را به حداقل رساند و به بهبود مدیریت منابع کمک کرد.

4. بهبود برنامه‌ریزی: با استفاده از مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی کلی پروژه بهبود می‌یابد و از اختلالات و تأخیرات در طول پروژه جلوگیری می‌شود.

5. کاهش ریسک: با استفاده از مدیریت پروژه، ریسک‌های مربوط به پروژه کاهش می‌یابد و به این ترتیب از خسارات مالی و زمانی جلوگیری می‌شود.

6. بهبود ارتباطات: مدیریت پروژه باعث بهبود ارتباطات درونی و بین‌المللی در پروژه می‌شود و به ارتباطات بین اعضای تیم کمک می‌کند.

7. بهبود دسترسی به اطلاعات: با استفاده از مدیریت پروژه، دسترسی به اطلاعات پروژه بهبود می‌یابد و از این طریق می‌توان به بهبود تصمیم‌گیری در پروژه کمک کرد.

۷ مشکل اصلی که ممکن است در مدیریت پروژه رخ دهد

در مدیریت پروژه، مشکلات مختلفی ممکن است پیش آید که می‌تواند به تأخیر در پروژه، افزایش هزینه‌ها، کاهش کیفیت پروژه و حتی شکست پروژه منجر شود؛ اما ۷ مشکل اصلی که ممکن است در مدیریت پروژه پیش آید به شرح زیر است:

1. مشکلات در برنامه‌ریزی: برنامه‌ریزی نامناسب می‌تواند منجر به تأخیر در پروژه، افزایش هزینه‌ها و کاهش کیفیت پروژه شود.

2. مشکلات در تخصیص منابع: تخصیص منابع نامناسب می‌تواند باعث افزایش هزینه‌ها، تأخیر در پروژه و کاهش کیفیت پروژه شود.

3. مشکلات در مدیریت زمان: عدم مدیریت درست زمان می‌تواند باعث تأخیر در پروژه شود و در نتیجه افزایش هزینه‌ها و کاهش کیفیت پروژه را به دنبال داشته باشد.

4. مشکلات در مدیریت ریسک: عدم مدیریت ریسک‌های پروژه می‌تواند باعث تأخیر در پروژه، افزایش هزینه‌ها و کاهش کیفیت پروژه شود.

5. مشکلات در ارتباطات: ارتباطات نامناسب می‌تواند باعث اشتباهات در پروژه، تأخیر در پروژه و کاهش کیفیت پروژه شود.

6. مشکلات در مدیریت تیم: عدم مدیریت درست تیم می‌تواند باعث تأخیر در پروژه، افزایش هزینه‌ها و کاهش کیفیت پروژه شود.

7. مشکلات در مدیریت هزینه: مدیریت هزینه نامناسب می‌تواند باعث افزایش هزینه‌ها و تأخیر در پروژه شود.

در کل، مدیریت پروژه به دلیل پیچیدگی و تعامل بین اجزای مختلف پروژه، به مشکلات مختلفی پیش‌می‌آید که می‌توان با استفاده از تجربه، مهارت و استفاده از روش‌های مناسب، این مشکلات را کاهش داد و پروژه را به صورت موفق‌تر اجرا کرد.