مدیریت پروژه چیست؟ تعریف پروژه - آکادمی دکتر احمدزاده

مقدمه

از سال ۱۹۹۶میلادی، موسسه جهانی مدیریت پروژه (PMI: Project Management Institute)، علم و هنر مدیریت پروژه را در قالب استانداردهایی به نام پیکره دانش مدیریت پروژه یا PMBOK که ابتدای کلمات Project Management Body Of Knowledge می باشد، طراحی و تدوین نموده است.
از سال ۱۹۹۶ تا سال ۲۰۱۷، موسسه PMI، استانداردهای مدیریت پروژه یا همان PMBOK را در قالب ورژنهای از ۱ تا ۶ و به ترتیب زیر و تقریبا هر ۴ سال یک بار منتشر می کرد.

بیشتر تمرکز این شش ویرایش از PMBOK (از PMBOK-V1 تا PMBOK-V6)، بر مدیریت پروژه های با رویکرد پیش بینی کننده (Predictive) بوده است. این رویکرد، بیشتر مناسب پروژه هائي است که محدوده پروژه مشخص و مراحل پروژه خطی و مرحله به مرحله می باشد؛ مانند: فازهای مهندسی، تدارکات و اجرا در یک پروژه EPC.

اما علاوه بر رویکرد پیش بینی کننده، دو رویکرد تطبیقی (Adaptive) و هیبریدی (Hybride) نیز برای مدیریت پروژه وجود دارد. این سه رویکرد مدیریت پروژه، که سه طیف مختلف و سه روش مختلف مدیریت پروژه را با توجه به ماهیت پروژه، پیشنهاد می کنند، در شکل زیر نشان داده شده است.

اما در شش ویرایش از PMBOK (PMBOK-V1 تا PMBOK-V6)، به نحوه مدیریت پروژه های تطبیقی (Adaptive) و هیبریدی (Hybride)که در آن محدوده پروژه نامشخص و پر تغییر و مراحل پروژه خطی و مرحله به مرحله نبوده، بلکه تکرار پذیر (Iterative) یا تکمیل شونده (Incremental) می باشند، (مانند پروژه های طراحی و توسعه نرم افزار) اشاره ای نشده است.
برای پوشش این ضعف، موسسه PMI در سال ۲۰۱۷ ، در کنار کتاب PMBOK-V6، کتاب دیگری به نام راهنمایی کاربردی چابک یا Agile Practice Guide را منتشر نمود تا اعلام کند با مطالعه این دو کتاب، مدیران پروژه، می تواند هم پروژه های پیش بینی کننده و هم پروژه های تطبیقی یا چابک را مدیریت نمایند.

اما این ترفند نیز کارساز نبود، چون:
اولاً: جای مدیریت پروژه های هیبریدی که ترکیب رویکردهای برنامه ریزی شده و تطبیقی یا چابک با هم بود را پوشش نداد.
ثانیاً: این دو کتاب، باید یکپارچه می شد که بتوان انواع پروژه ها را با کمک یک مرجع مدیریت پروژه نمود.

عدم تحقق موارد بالا، PMI را بر آن داشت که نسخه جدید PMBOK را با رویکردی کاملا متفاوت به نام PMBOK7 (بدون حرف V انگلیسی در ابتدای عدد ۷) را چاپ کند.

چرا استاندارد مدیریت پروژه PMBOK7 منتشر شد؟

موسسه PMI، راهنمای PMBOK را منتشر می کرد تا یک استاندارد جهانی برای مدیریت پروژه ارائه کند. هر نسخه جدید، منعکس کننده بررسی دقیق تغییرات حرفه مدیریت پروژه بود. تغییرات در PMBOK ها، با نظرسنجی بازار و بازخورد گرفتن از متخصصان مختلف مدیریت پروژه در سراسر جهان انجام می شد تا استانداردی کاربردی و قابل اجرا در صنعت مدیریت پروژه و منطبق با تغییرات دنیا، ارائه دهد.

یکی از عوامل تاثیر گذار در تغییرات، تغییر محیط کسب و کار می باشد. تا سال ۲۰۲۰، از اصطلاح جهان ووکا برای نشان دادن محیط بی‌ثبات استفاده می‌شد.مفهوم VUCA اولین‌بار در دهه ۱۹۸۰ توسط ارتش آمریکا و پس از جنگ سرد برای توصیف محیط‌های پویا و ناپایدار شکل گرفت. هدف از استفاده از این چارچوب، توصیف ویژگی‌های دنیایی بود که تغییرات سریع و غافلگیرکننده داشت، به طوری که برنامه‌ریزی و پیش‌بینی آینده دشوارتر شده بود.
جهان ووکا یا VUCA world ، جهانی نوسانی همراه با شرایط ناپایدار و غیر قابل پیش‌گویی(Volatility)، سرشار از عدم قطعیت (Uncertainty) و شرایط پیچیده‌ای که در آن نادانسته‌ها بر دانسته‌ها برتری یافته است (Complexity) و در نهایت جهانی مبهم و رازآلود (Ambiguity) است. در حال حاضر این عبارت برای توصیف دنیای کسب‌وکار امروزی استفاده می‌شود و پیام مهم آن این است که نداشتن چابکی لازم یا استفاده از شیوه‌های قدیمی و بعضاً منسوخ توسط ما در مدیریت کسب و کارها و پروژه ها در مواجهه با دنیای VUCA، پاسخگو نیست و باید در نگرش خود تغییرات اساسی ایجاد کنیم.

از سال ۲۰۲۰، اما، روایت تازه‌ای در حال جایگزین شدن با جهان ووکا است و آن جهان بانی (BANI) است.
آقای کاسیو، آینده‌پژوه آمریکایی، نام بانی را برگزیده است که سرواژه چهار کلمه است:
شکننده(Brittle) ، نگران کننده(Anxious) ، غیرخطی (Nonlinear) و غیرقابل درک (Incomprehensive)

در وضعیت شکننده، یک نظام (مثلا نظام یا سیستم مدیریت پروژه) می‌تواند به خوبی ظاهر شود، حتی اگر در آستانه از هم پاشیدن باشد. از این رو، باید توجه کرد که نمی‌توان به سیستم جاری ، اطمینان کامل داشت، حتی اگر همه چیز قابل اتکا جلوه کند.
در وضعیت نگران کننده، با وجود انواع فناوری، ابزار، سیستم و اطلاعات به‌روزی که در اختیار تصمیم‌گیرندگان است، همیشه این نگرانی وجود دارد که نکند تصمیم گیری اثربخش از دست خارج شود؟ گویی، عوامل خارجی و ریسک ها، می‌توانند تصمیم‌گیری را تحت تأثیر قرار داده و از روال خارج کنند.

در وضعیت غیرخطی، اتفاقات به صورت منظم و قابل انتظار رخ نمی‌دهند. (مثلا در پروژه های نوآرانه) در چنین شرایطی، امکان برنامه‌ریزی بلندمدت به شدت کاهش پیدا می‌کند. به همین دلیل بکارگیری روش های چابک یا تطبیقی مدیریت پروژه، گریز ناپذیر است.
پیام «وضعیت غیرقابل درک» این است که مدیریت پروژه در شرایط شکننده، نگران کننده و غیرخطی، بسیار گیج کننده و غیرقابل فهم است. چه بسا این شلوغی و گیجی، سبب دیده نشدن ملاحظات مهم و بدیهی برای مدیر پروژه شود.
جهانی با این ویژگی‌ها، همه چیز، از جمله مدیریت پروژه، مناسبات جهانی و ملی تا سازمانی و فردی را دگرگون می کند.

دنیای VUCA و BANI مدیران پروژه را مجبور می کند که از رویکردهای قدیمی برای مدیریت و رهبری پروژه ها اجتناب کنند.
به همین دلیل بود که موسسه بین المللی مدیریت پروژه PMI، از تمرکز بر رویکرد پیش بینی کننده که در استانداردهای PMBOK-V1 تا PMBOK-V6 به آن اشاره داشت، به سمت رویکردهای چابک و هیبریدی در PMBOK7 سوق پیدا کرد.
PMBOK7، با ارائه اصول ۱۲ گانه مدیریت پروژه و طراحی 8 حوزه عملکردی، به تمام متخصصان پروژه اطمینان می دهد که صرف نظر از روش‌ مورد استفاده برای مدیریت پروژه های مختلف(پیش بینی کننده، تطبیقی و یا هیبریدی) استاندارد PMBOK7، برای مدیریت انواع پروژه ها، قابل استفاده است.
همچنین آزمون PMP که طبق آخرین ویرایش های استاندارد PMBOK برگزار می شود، نیز دست خوش تغییراتی شده است که در مقاله تحلیل سوالات جدید آزمون PMP، به بررسی جزئیات آن برای علاقمندان پرداخته ایم.

با این توضیحات مهم، ابتدا به بررسی پروژه و سپس به بررسی نحوه مدیریت پروژه با سه رویکرد پیش بینی کننده
تطبیقی و هیبریدی در مدیریت پروژه می پردازیم. اما قبل از آن باید به تعریف پروژه و مشخصات آن بپردازیم تا بدانیم مدیریت چه چیزی (پروژه) را در دست گرفته ایم؟

پروژه چیست؟

پروژه ها تلاش های موقتی برای ایجاد ارزش از طریق محصولات، خدمات، نتایج و یا فرآیندهای منحصر به فرد هستند.
توسعه نرم افزار برای بهبود فرآیندهای کسب و کار، ساخت ساختمان، امدادرسانی پس از یک بلای طبیعی، گسترش فروش به بازار جغرافیایی جدید و ده ها مثال دیگر، نمونه هایی از پروژه هستند.
پروژه ها ادغام وظایف، فعالیت ها و اقلام قابل تحویل هستند که باید برای دستیابی به یک نتیجه دلخواه، ساختار بندی و اجرا شوند.
قبل از دستیابی به یک نتیجه، هر جنبه از یک پروژه باید مراحل شروع، برنامه ریزی و اجرا را طی نماید. این فرآیند به عنوان چرخه حیات مدیریت پروژه شناخته می شود و زیربنای حیات پروژه های موفق است. علاوه بر این، این چرخه به مدیران پروژه اجازه می دهد تا هر کار و فعالیت را با دقت برنامه ریزی کنند تا از بیشترین شانس موفقیت اطمینان حاصل کنند. به طور کلی، یک پروژه یک تلاش خوب برنامه ریزی شده است که یک چرخه حیات پروژه با شروع و پایان مشخص را دنبال کند.

مشخصات پروژه چیست؟

همه پروژه ها تلاشی موقت برای ایجاد ارزش از طریق یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فرد هستند. موقتی بودن پروژه ها به معنای این است که همه پروژه ها، شروع و پایانی دارند.
پروژه ها با تمرکز بر ایجاد ارزش تجاری متولد شوند و باید در یک زمانبندی مشخص و با یک بودجه معین، باید به پایان برسند
از آنجایی که شرکت ها منابع بسیار محدودی دارند، باید مراقب بود که ترکیب مناسبی از پروژه ها تصویب شود.
همه پروژه ها نیاز به ۵ منبع کلیدی دارند:

موارد مصرفی (‌مانند سیمان- کابل-حجمی از اینترنت و …)
ماشین آلات (مانند جرثقیل-دستگاه جوش-لب تاپ و …)
نیروی انسانی یا تیم پروژه (مهندس-تکنیسین-کنترل پروژه و …)
بودجه
روش (مثلا بکارگیری استاندارد PMBOK 6 در مدیریت پروژه)

هر پروژه منحصر به فرد است و با عملیات معمول یا همان فعالیت های تکراری یک سازمان متفاوت است.
تغییر ماهیت پروژه برخلاف عملیات موضوعی مهم است که به دلیل پیشرفت های تکنولوژیکی، تغییرات پروژه و سایر عوامل می تواند رخ دهد؛ لذا تغییرات و مدیریت آن در پروژه ها بسیار مهم است؛ چه این تغییرات از سوی کارفرما باشد(Change Order) و چه تغییرات از سوی پیمانکار به کارفرما پیشنهاد شود (Change Request)
پروژه بر خلاف عملیات در طول چرخه حیات پروژه ریز شده و تفصیلی تر می گردد؛ به این معنی که ابعاد پنهان پروژه در طول زمان مشخص می شود.
حال که تعریف و مشخصات پروژه مشخص شد، به بررسی مدیریت پروژه در ۳ رویکرد پیش بینی کننده ، تطبیقی و هیبریدی می پردازیم.

رویکردهای مدیریت پروژه: پیش بینی کننده، تطبیقی و ترکیبی

در حوزه پویایی مانند مدیریت پروژه، انتخاب رویکرد مناسب یک گام اساسی است که بطور قابل توجهی بر موفقیت یک پروژه تأثیر می گذارد. «رویکرد» یا Approach در مدیریت پروژه، به متدولوژی یا چارچوب کلی اشاره دارد که نحوه برنامه ریزی، اجرا، نظارت و تحویل پروژه را دیکته می کند. این تصمیم فقط برای دنبال کردن یک فرآیند مشخص نیست. بلکه در مورد همسویی سبک مدیریت با خواسته های منحصر به فرد پروژه، محیطی که در آن فعالیت می کند و انتظارات ذینفعان است.

انتخاب یک رویکرد مدیریت پروژه مناسب بسیار مهم است؛ زیرا به طور مستقیم بر نحوه مدیریت تغییرات، مدیریت ریسک ها و ارائه ارزش توسط تیم ها تأثیر می گذارد.
پروژه‌های مختلف با سطوح مختلفی از پیچیدگی، عدم اطمینان و مشارکت ذینفعان همراه هستند که نیازمند استراتژی‌های مدیریتی مناسب هستند. چه با الزامات پروژه به خوبی تعریف شده و پایدار سر و کار داشته باشید و چه در حال پیمایش در چشم انداز تغییرات و عدم قطعیت دائمی باشید، رویکردی که انتخاب می کنید مسیر و نتایج پروژه شما را هدایت می کند.

همانطور که قبلا توضیح داده شده، ۳ رویکرد اصلی در مدیریت پروژه وجود دارد:

پیش‌بینی‌کننده
تطبیقی
ترکیبی

هر رویکرد نقاط قوت منحصر به فردی را ارائه می دهد و برای انواع مختلف پروژه ها مناسب است. با درک این رویکردها، مدیران پروژه می‌توانند استراتژی‌های خود را بهتر تنظیم کنند و اطمینان حاصل کنند که مؤثرترین روش‌شناسی را برای نیازهای خاص هر پروژه به کار می‌گیرند، که در نهایت منجر به نتایج موفق‌تر پروژه می‌شود.

رویکرد پیش بینی کننده، ایده آل برای پروژه هایی با الزامات پایدار و هدف نهایی روشن، که در آن برنامه ریزی اولیه و اجرای متوالی کلیدی است.

رویکرد تطبیقی، برای پروژه‌هایی در محیط‌های پیچیده و نامطمئن، جایی که انعطاف‌پذیری، بازخورد مداوم و تحویل تدریجی بسیار مهم هستند، بهترین گزینه است.

رویکرد ترکیبی، ترکیبی همه کاره از روش‌های پیش‌بینی‌کننده و تطبیقی که مدیران پروژه را قادر می‌سازد تا استراتژی‌های مختلف را در مراحل مختلف پروژه اعمال کنند.

انتخاب رویکرد مناسب تضمین می‌کند که تیم پروژه می‌تواند چالش‌ها را به‌طور موثر هدایت کند، انتظارات ذینفعان را برآورده کند و ارزش مورد نظر را در محدودیت‌های داده شده ارائه دهد. بیایید عمیق‌تر به این رویکردها بپردازیم تا ویژگی‌ها، کاربردها و نحوه استفاده از آنها برای دستیابی به موفقیت پروژه را درک کنیم.

این تصویر شرایط استفاده از هر رویکرد مدیریت پروژه را نشان می دهد.

رویکردهای پیش‌بینی‌کننده شامل برنامه‌ریزی دقیق اولیه است که در آن مسیر پروژه از ابتدا تا انتها با فضای کمی برای تغییرات مشخص می‌شود و آن را برای پروژه‌هایی با الزامات کاملاً تعریف شده مناسب می‌سازد.
در طرف مقابل، رویکردهای تطبیقی بسیار انعطاف‌پذیر و تکراری هستند و امکان بازخورد و تنظیمات مداوم را در طول پروژه فراهم می‌کنند. این رویکرد، برای پروژه هایی ایده آل است که در آن الزامات ممکن است تغییر کنند یا در ابتدا کاملاً درک نشده باشند.
رویکردهای ترکیبی عناصر هر دو روش پیش بینی و تطبیقی را ترکیب می کنند و تعادلی بین ساختار و انعطاف پذیری ارائه می دهند. این رویکرد اغلب در پروژه‌های پیچیده استفاده می‌شود که در آن برخی از مراحل نیاز به برنامه‌ریزی دقیق دارند در حالی که برخی دیگر از سازگاری سود می‌برند.
این نمودار نشان می‌دهد که چگونه پروژه‌ها می‌توانند از یک ساختار سفت‌تر به فرآیندی تکراری‌تر و انعطاف‌پذیرتر با افزایش تقاضای پروژه حرکت کنند.

مدیریت پروژه با رویکرد پیش بینی کننده

مدیریت پروژه با رویکرد پیش بینی کننده، به مجموعه فعالیت‌هایی گفته می‌شود که برای آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و پایان دادن به یک پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این فعالیت‌ها شامل مدیریت ۱۰ حوزه دانش یکپارچگی، محدوده، زمانبندی، هزینه، منابع، کیفیت، ارتباطات، ریسک‌، تدارکات و ذینفعان می باشد.
دانش، مهارت ها و ابزارها معمولاً در فعالیت ها یا فرآیندها گروه بندی می شوند. پنج گروه فرآیند مدیریت پروژه ها عبارتند از:

آغازین
برنامه ریزی
اجرایی
مانیتور و کنترل
اختتام

این ۵ گروه فرایندی به شرح شکل زیر در طول چرخه حیات پروژه با هم در تعامل هستند.

در مدیریت پروژه با رویکرد پیش بینی کننده ، مراحل انجام کار از پیش تعیین شده و به ترتیب انجام می شود و زمانی که هریک از مراحل یا فازهای پروژه به اتمام رسید، مرحله ی بعد آغاز می شود. گاهی أوقات هم پوشانی هم بین این مراحل وجود دارد که باعث کاهش زمان و هزینه می شود. از آنجائيکه این فرآیند به ترتیب و پیوسته است، زمانی که هر مرحله تکمیل شد امکان بازگشت به مرحله قبلی تقریباً وجود ندارد و هزینه بر است. تقریباً هیچ امکانی برای اشتباه و تغییر وجود ندارد؛ بنابراین باید نتیجه نهائی و خروجی انتهائی پروژه و برنامه تفصیلی آن در ابتدا تعیین شده و سپس به دقت دنبال شود

مزایا و معایب مدیریت پروژه با رویکرد پیش بینی کننده

در روش پیش بینی کننده ، می توان مراحل انجام کار را به طور کامل و دقیق، ثبت و نگهداری کرد. ثبت دقیق فرآیند های پروژه، امکان ایجاد بهبود در پروژه های آتی را فراهم می کند.
در این روش، مشتری می داند که در آخر پروژه چه انتظاری از نتیجه آن خواهد داشت. همچنین مشتری ایده کلی درباره اندازه، محدوده، هزینه و زمان بندی پروژه را در اختیار دارد.
در موارد تعدیل یا جایگزینی نیروی انسانی، به دلیل ثبت اسناد دقیق، حداقل تاثیر بر پروژه در این روش محتمل می باشد.

اما معایب این روش:

در این روش و زمانی که یک مرحله یا فاز از پروژه تکمیل شود، توسعه دهندگان و تیم پروژه، توانایی بازگشت به مراحل قبل و اعمال تغییر را تقریباً ندارند.
این روش، به شدت به الزامات اولیه پروژه وابسته است و اگر این الزامات به هر دلیلی کم و یا ناقص باشند، پروژه محکوم به شکست است.
اگر یک خطا در پروژه یافت شود، یا نیاز به ایجاد تغییری باشد، باید پروژه را از ابتدا با کد های جدید آغاز نمود.
کل پروژه فقط در انتهای پروژه، تست می شود. در نتیجه اگر اشتباهاتی در مراحل اولیه رخ داده باشد، ممکن است بر روی مراحل آتی پروژه نیز تاثیر گذارد.
در این روش، نیازهای در حال رشد مشتری، در نظر گرفته نمی شود. اگر مشتری متوجه شود که نیاز به بیشتر از آنچه که در ابتدا فکر می کرد، دارد و تقاضای تغییر کند، این تغییر، بر بودجه و زمان تحویل پروژه تأثیر خواهد داشت.

کارکردهای رویکرد پیش بینی کننده

زمانی که تصویری کلی از چگونگی نتیچه و محصول پروژه در اختیار داریم.
هنگامی که مشتری توانایی تغییر پروژه را پس از شروع آن ندارد.
زمانی که خود پروژه و نه سرعت انجام آن مد نظر مشتری است.

مدیریت پروژه با رویکرد تطبیقی یا چابک

مدیریت پروژه تطبیقی یا چابک، بعنوان راه حلی برای مشکلات روش قبلی مطرح شد. در واقع به جای یک روند طراحی پیوسته، مدیریت پروژه چابک، رویکردی تصاعدی و افزایش را دنبال می کند.
در ابتدا توسعه دهندگان و تیم پروژه، شروع به طراحی یک پروژه ساده می کنند و سپس پروژه را به ماژول های کوچک تقسیم کرده و بر روی این ماژول ها کار می کنند. کار بر روی این ماژول ها به صورت هفتگی یا ماهانه انجام می شود و در پایان هر دوره، اولویت های پروژه مورد ارزیابی مجدد قرار می گیرد و تست های لازم بر روی خروجی های پروژه انجام می شود. این بازه های زمانی یا دوره ها (Sprints)یا (Iteration) اجازه می دهد تا اشکالات پروژه مشخص شده وبازخورد مشتری قبل از اجرای Sprint بعدی اعمال شود.

مزایا و معایب مدیریت پروژه با رویکرد تطبیقی یا چابک

در این روش، تغییرات می تواند پس از برنامه ریزی اولیه انجام شود. مشتری می تواند در صورت تغییر در تصمیم، برنامه اولیه را تغییر دهد
به دلیل آن که در این متد، امکان ایجاد تغییرات بصورت گسترده وجود دارد؛ به راحتی می توان ویژگی هایی را یه محصول پروژه اضافه کرد و محصول را با آخرین تحولات در صنعت به روز کرد.
در انتهای هر دوره یا بازه زمانی (تاخت/تکرار)، اولویت های پروژه ارزیابی می شوند. این کار، به مشتریان اجازه می دهد نظرات خود را اضافه کنند تا در نهایت محصول مورد نظرشان را دریافت کنند.
تست محصولات و خروجی های هر دوره در پایان آن دوره، تضمین می کند که اشکالات و باگ های پروژه رفع شده و در آخر باگی وجود نخواهد داشت.

اما معایب این روش:

اگر مدیریت پروژه به دست شخصی غیر حرفه ای باشد، احتمال ایجاد تاخیر یا کمبود بودجه وجود دارد.
همانطور که پروژه اولیه طرح قطعی ندارد، محصول نهایی می تواند به شدت متفاوت از آنچه که در ابتدا مورد نظر بود باشد.

کارکردهای رویکرد تطبیقی/چابک

هنگامی که تولید سریع، الویت دارد بر کیفیت محصول.
زمانی که مشتری خواستار ایجاد تغییر در ابعاد و ویژگی های پروژه بصورت مدام و مداوم است.
زمانی که تصویری روشن و واضح از نتیجه ی پروژه وجود ندارد و مشخص نیست محصول نهائی در انتها، چگونه خواهد بود.
زمانی که محصول مرتبط با صنعتی است که استانداردهای آن دائماً در حال تغییر است.

مدیریت پروژه با رویکرد ترکیبی یا هایبرید

رویکرد ترکیبی عناصری از هر دو روش پیش بینی کننده و تطبیقی را برای مطابقت با نیازهای خاص یک پروژه ترکیب می کند. این رویکرد به ویژه زمانی مفید است که مراحل مختلف یک پروژه به سبک های مدیریت متفاوتی نیاز دارد.
به عنوان مثال، یک پروژه ممکن است با رویکرد چابک در مرحله توسعه شروع شود، جایی که انعطاف پذیری و انطباق سریع بسیار مهم است. همانطور که پروژه به مرحله استقرار می رود، ممکن است به یک رویکرد پیش بینی تغییر کند، جایی که یک برنامه دقیق و ساختاریافته برای اطمینان از اجرای روان مورد نیاز است.
رویکرد ترکیبی بسیار متنوع است و به تیم‌های پروژه اجازه می‌دهد تا استراتژی‌های خود را با چالش‌ها و الزامات خاص هر مرحله از پروژه تنظیم کنند. این سازگاری آن را برای پروژه های پیچیده ای که ممکن است یک روش واحد کافی نباشد، ایده‌آل می کند.

مزایا و معایب مدیریت پروژه با رویکرد ترکیبی یا هایبرید

رویکردهای پیش بینی کننده و تطبیقی را ترکیب می کند.
متناسب با نیازهای خاص مراحل مختلف پروژه طراحی و اجرا می شود.
در صورت نیاز، مراحل متوالی و همپوشانی را در بر می گیرد.
از روش های تکراری، افزایشی و چابک در صورت مناسب استفاده می کند.
با حفظ ساختار و کنترل، انعطاف پذیری را ارائه می دهد.

اما معایب این روش:

ترکیب دو روش ممکن است باعث شود که فرآیندها پیچیده‌تر شوند و مدیریت آن‌ها دشوار باشد.
در برخی مواقع، ممکن است مرزهای روش‌ها به خوبی تعریف نشود و اعضای تیم در مورد نقش‌ها و مسئولیت‌ها دچار سردرگمی شوند.
تیم‌ها ممکن است به دلیل تفاوت در روش‌های کاری، در برقراری ارتباط موثر با یکدیگر دچار مشکل شوند.
روش‌های چابک معمولاً بر روی انعطاف و پاسخگویی سریع تمرکز دارند، در حالی که روش‌های سنتی ممکن است بر روی برنامه‌ریزی دقیق و کنترل هزینه‌ها تأکید کنند. این می‌تواند منجر به تعارض در اولویت‌ها شود.
تیم‌ها باید مهارت‌های متفاوتی برای مدیریت هر دو روش داشته باشند که ممکن است باعث نیاز به آموزش و زمان بیشتری شود.
در یک محیط هیبریدی، تغییرات ممکن است نیاز به مدیریت دقیقتری داشته باشند که این می‌تواند زمان‌بر و چالش‌برانگیز باشد.

کارکردهای رویکرد ترکیبی یا هایبرید

در پروژه‌هایی که چندین بخش و ذینفع دارند، استفاده از رویکرد هیبریدی می‌تواند به مدیریت بهتر پیچیدگی‌ها و هماهنگی میان تیم‌ها کمک کند.
در توسعه نرم‌افزار و پروژه‌های فناوری اطلاعات، که نیاز به انعطاف‌پذیری و پاسخگویی سریع به تغییرات دارند، این رویکرد می‌تواند بسیار مفید باشد.
در پروژه‌های تحقیق و توسعه که نیاز به نوآوری و آزمایش دارند می‌توانند از مزایای روش‌های چابک در کنار برنامه‌ریزی دقیق سنتی بهره‌مند شوند.
در پروژه‌های بزرگ دولتی و زیرساختی که نیاز به برنامه‌ریزی دقیق و کنترل هزینه‌ها دارند، رویکرد هیبریدی می‌تواند به بهبود پاسخگویی و انطباق با تغییرات کمک کند.
در توسعه محصولات دارویی، که نیاز به رعایت قوانین و استانداردهای دقیق دارد، استفاده از رویکرد هیبریدی می‌تواند به مدیریت بهتر فرآیندها و تسریع در تحویل محصولات کمک کند.
در پروژه‌هایی که در کشورهای مختلف و با فرهنگ‌های مختلف اجرا می‌شوند، رویکرد هیبریدی می‌تواند به تسهیل ارتباطات و هماهنگی‌های لازم کمک کند.
در پروژه‌هایی که شامل تغییرات عمده در ساختار یا فرآیندهای سازمانی هستند، این رویکرد می‌تواند به مدیریت تغییرات و کاهش مقاومت در برابر تغییر کمک کند.

جمع بندی

هر دو رویکرد مدیریت پروژه پیش بینی کننده و چابک، دارای نقاط قوت و ضعف خود هستند. کلید تصمیم گیری در توجه به پروژه و خواسته های شما از نتیجه پروژه است. آیا پروژه شما به سرعت در حال تغییر است؟ اگر چنین است، رویکرد چابک را انتخاب کنید. اما اگر دقیقا می دانید که نتیجه پروژه چه خواهد بود، شاید رویکرد پیش بینی کننده، بهترین گزینه باشد. از طرفی و با در نظر گرفتن جنبه های مثبت هر دو رویکرد و از ترکیب رویکردهای چابک با هم و یا ترکیب رویکردهای چابک و پیش بینی کننده ،به روش سومی می رسیم که به رویکرد هایبرید یا ترکیبی معروف است.
جالب است که بر اساس آخرین تحقیقات موسسه PMI ؛ بکارگیری از این رویکرد ترکیبی یا هیبریدی، در بسیاری از پروژه ها، به شدت در حال افزایش است.