چگونه روش مدیریت مناسب پروژه های خود را بیابیم؟

انواع روش های مدیریت پروژه

با نگاهی به انواع روش‌های مدیریت پروژه، می‌توانیم تفاوت‌هایی را در مکانیسم‌هایی که روش‌های مختلف استفاده می‌کنند و همچنین چگونگی تعریف روش کار توسط آن ها را ببینیم.
برخی از روش های مدیریت پروژه به سادگی اصول را تعریف می کنند، مانند چابک (Agile).
برخی دیگر چارچوب روش‌شناسی Full Stack از زمینه ها، اصول و فرآیندها را تعریف می‌کنند، مانند Prince2.
برخی لیست گسترده ای از استانداردها با برخی از فرآیندها هستند، مانند روش PMI که در راهنمای PMBOK آورده و برخی بسیار سبک هستند و به سادگی فرآیندها را تعریف می کنند، مانند Scrum.

” شاید بحث برانگیز باشد، اما به جای بحث در مورد اینکه یک روش چیست و چه چیزی نیست، من از درک گسترده (بله، خیر) روش های مدیریت پروژه استفاده می کنم تا به معنای ساده ترین چارچوب های قابل اجرایی باشد که برای انجام پروژه ها با هم ترکیب می کنیم.”

به عبارت دیگر، من فکر نمی‌کنم که یک روش باید یک «سیستم» پیاده‌سازی کامل Full Stack باشد تا یک روش در نظر گرفته شود.
این تعریف خوب و مفیدی است؛ چرا که در واقعیت، ما به عنوان مدیران پروژه از مجموعه‌ای از اصول، زمینه ها و فرآیندهای متناسب با مشتریان و پروژه‌های خود استفاده می‌کنیم.
و بیایید قبل از شروع، موضوعی را به درستی بیان کنیم؛ در حالی که رویکردهای مدیریت پروژه زیادی وجود دارد، روش “درستی” وجود ندارد.
در نهایت، بهترین روش، روشی است که برای پروژه، تیم و مشتری مناسب‌تر باشد.

چگونه از این روش ها استفاده کنم؟

اصول مدیریت پروژه را با آموزش های مرتبط، عملی و تخصصی بیاموزید. دوره آنلاین مدیریت پروژه ما آموزش های تخصصی ارائه می دهد تا بتوانید تیم های شادابی را رهبری کنید و پروژه های با ارزش بالا را در دنیای VUCA ارائه دهید.

نحوه انتخاب روش مدیریت پروژه مناسب

انتخاب روش مناسب مهم است، چرا که نحوه کار ما را مشخص می کند. ساختارهایی را فراهم می کند که می تواند ما را به سمت موفقیت یا شکست پروژه راهنمایی کند و از آنجایی که از قبل می دانید، هیچ روش یکسانی وجود ندارد که برای همه انواع مشاغل، ابعاد یا صنایع کار کند، مهم است که برای انتخاب روش مدیریت پروژه مناسب برای زمینه کاری خود، کمی زمان و تلاش صرف کنید.
در اینجا چند مرحله برای تصمیم گیری در مورد روش مدیریت پروژه آورده شده است:

1. عوامل پروژه خود را با سادگی یا پیچیدگی در نظر بگیرید.

این شامل خود پروژه و همچنین مشتری، منابع در دسترس ما و محدودیت های پروژه (از جمله تمایل به تغییر و ریسک)، جدول زمانی، ابزارها و افراد می شود. این عوامل را فهرست کنید و با توجه به سادگی یا پیچیدگی، به آنها برچسب بزنید.

2. عدم انعطاف پذیری یا انعطاف پذیری محیط کار خود را تعیین کنید.

اگر در محیطی پویا کار می کنید که در آن میل به تکامل و تغییر وجود دارد، یک روش چابک می تواند برای شما کارا باشد. اگر با الزامات، جدول زمانی و بودجه بسیار ثابت کار می کنید، رویکرد آبشاری بهتر است. همراه با توجه به انعطاف پذیری خود، به محدودیت ها و ریسک های خود نگاهی بیندازید.

چگونه می‌توانید فرآیندهایی را اجرا کنید که ریسک‌های کلیدی شما را به حداقل برساند و به تیم‌هایتان کمک کند تا پروژه‌های خود را به‌طور منظم در چارچوب محدودیت‌های سازمانی شما قرار دهند؟
صرف نظر از اینکه بیشتر در سمت انعطاف پذیر نمودار هستید (به استودیوی طراحی زیرکی با یک تیم کوچک که اکثر اعضای تیم کلاه های متعددی بر سر دارند فکر کنید) یا بیشتر در سمت سفت و سخت آن (به آژانسی داخلی فکر کنید که در آن فعالیت ها باید مطابق با بسیاری از مقررات داخلی باشد)، اکنون زمان خوبی است تا از خود بپرسید که آیا سازمان شما باید به همان اندازه سفت و سخت یا انعطاف پذیر باقی بماند؟ می‌توانید روش‌شناسی یا روش ترکیبی را انتخاب کنید که سازمان شما را به سمتی که می‌خواهید سوق دهد. فقط مراقب باشید روش‌هایی را انتخاب کنید که واقعاً برای تیم‌های شما واقع‌بینانه باشد تا آن‌طور که در حال حاضر هستند اجرا شوند.

3. در نظر بگیرید که چه چیزی بیشترین ارزش را دارد.

بپرسید چه چیزی بیشترین ارزش را برای مشتری (ذینفعان یا کاربر نهایی) دارد. فهرستی از نیازمندی های آنها تهیه کنید و از آن برای انتخاب روشی استفاده کنید که به بهترین وجه، آن نیازها را برآورده می کند.
به عنوان مثال، اگر مشتریان شما معمولاً درخواست‌های مستمری ارائه می‌کنند و انتظار به‌روزرسانی‌ها و تغییرات مداوم را دارند، یک روش تکراری با چرخه‌های کوتاه به مشتری کمک می‌کند احساس کند ارزش بیشتری کسب می‌کند. استفاده از این روش به شما کمک می کند تا ارزش خود را ارائه دهید و روابط مثبت خود را با مشتریان حفظ کنید.

4. از اهداف سازمانی خود استفاده کنید.

از اهداف یا اهداف پروژه ای که قبلاً به عنوان یک تیم یا سازمان ایجاد کرده اید، برای هدایت انتخاب روش شناسی پروژه استفاده کنید. واضح است که روش‌های شما باید وسیله‌ای برای رسیدن به اهدافتان باشند؛ بهترین روش، آن است که شما را مستقیماً با بیشترین سود و کمترین تأثیر منفی به سمت اهداف استراتژیک شما هدایت کند.

5. ارزش های سازمانی و تیمی خود را فهرست کنید.

در آخر و مهمتر از همه، ارزش‌های خود را عمیقاً بررسی کنید. روش‌ها، در پایان روز، توسط افراد انجام می‌شوند؛ افرادی دارای عادات، عقاید و ارزش‌. به جای استفاده از روش‌شناسی پرطرفدار و اجبار افراد خود به اجرای آن، از روش‌هایی استفاده کنید که افرادتان فکر می‌کنند، ارتباط برقرار می‌کنند و کار می‌کنند. یعنی روشی را بسازید که مناسب و طبیعی است.
ارزش‌های سازمان و تیم شما، می‌تواند یک روش واقعاً پایدار شکل دهد که کمتر به یک استاندارد تئوریک شباهت دارد (که شما واقعاً هرگز آن را برآورده نمی‌کنید) و بیشتر راهی برای اجرای سیستماتیک فرآیندهای زنده و حیاتی است که حفظ طولانی‌مدت آن ها آسان‌تر است.
به یاد داشته باشید، هیچ روش شناسی بهتر از روش های دیگر نیست. همه چیز به میزان برآورده شدن اهداف و ارزش های سازمانی، محدودیت هایی که تیم پروژه باید با آنها دست و پنجه نرم کند، نیازهای ذینفعان، ریسک های موجود و همچنین اندازه، هزینه و پیچیدگی پروژه بستگی دارد.

بهترین روش مدیریت پروژه چیست؟

پاسخ کوتاه؟
بستگی دارد. هیچ درست یا غلطی وجود ندارد. این به مشتری، تیم شما و پروژه بستگی دارد. در اینجا به بررسی برخی روش‌شناسی‌های رایج و مزایا و چالش‌هایی که بوجود می‌آورند، می‌پردازیم.
من یک مقاله کامل به بحث چابک در مقابل آبشاری اختصاص داده‌ام، اما در ادامه چند نکته اصلی را خلاصه می‌کنم که هنگام فکر کردن به بهترین رویکرد برای پروژه ها باید به آن ها توجه کنیم.

مزایا و معایب رویکرد آبشاری در پروژه ها

تقریباً به طور کلی، جان خود را در کف دست بگیرید و پیشنهاد کنید که روش آبشاری ممکن است رویکرد خوبی برای یک پروژه باشد. این کار، دقیقا مساوی است با قرار دادن خودتان به عنوان سیبل هدف! رویکرد آبشاری چیزی است که هیچ مشتری یا تیمی نمی‌خواهد بشنود – همه ما می‌خواهیم به‌عنوان افراد پیشرو در نظر گرفته شویم، و رویکرد آبشاری قطعا جالب نیست.
نه تنها جالب نیست، بلکه رویکرد آبشاری چالش برانگیز است؛ زیرا قبل از انجام هر کار ارزش آفرینی، به برنامه ریزی اولیه سنگین پروژه نیاز دارد. برنامه ریزی گاهی اوقات ضروری است زیرا مشتریان باید هزینه، جدول زمانی و محدوده را تأیید کنند. اما مشتریان معمولاً تمایلی به پرداخت هزینه برای برنامه‌ریزی ندارند و حتی در مواردی که مدیران پروژه با موفقیت توانسته اند که مشتریان را از رویکرد آبشاری به سمت چابک‌ انتقال دهند، اگر برنامه‌ریزی شما به درستی انجام نشود، چه اتفاقی می‌افتد؟
در حقیقت، در دنیای دیجیتال، ما مرتباً با برآوردهای دقیق درگیر هستیم. ما معمولاً با فناوری‌های جدید، بر روی پروژه‌های مبهم کار می‌کنیم. اغلب، به محض شروع پروژه، طرح شما از قبل قدیمی شده است. بنابراین در حالی که مشتریان، پیش بینی پذیری محصولات، بودجه و جدول زمانی را دوست دارند، رویکرد آبشاری ذاتاً انعطاف ناپذیر است.

پس در مورد طعم چابک چطور؟

مزایا و معایب Agile

بین سازمان ها و مشتریان، درک بسیار روانی از روش چابک وجود دارد.

” رویکرد چابک تا حد زیادی به دلیل “آبشاری نبودن” تحسین شده است و به طور گسترده با معنای “انجام بیشتر، کمتر، سریعتر و ارزانتر از همیشه” اشتباه گرفته می شود. چرا این را نمی خواهید؟”

مشتریان تمایل دارند ایده چابک را به دلیل انعطاف ظاهری آن برای چرخش پروژه انتخاب کنند. چرا که به آنها فرصت های بیشتری برای تغییر ذهنیت خود در طول پروژه می دهد.
آن‌ها اغلب فکر می‌کنند که این بدان معناست که کار بیشتری را با کمترین هزینه انجام می‌دهند یا اینکه حتی مجبور نیستند در مورد چیزی تصمیم نهایی بگیرند زیرا می‌توانند تا آخرین لحظه نظر خود را تغییر دهند.
این تا حدی درست است، اما نه در واقع کل داستان نیست. حقیقت این است که چابک ممکن است بهتر باشد، اما چابک ارزان یا آسان نیست.
نکته و بقیه ماجرا این است که آن سطح از انعطاف پذیری گران است. بله، شما می توانید نظر خود را تغییر دهید، اما زمان را از دست می دهد و زمان هزینه دارد.
چالش دیگر این است که برای موفقیت و چابکی واقعی، مشتریان باید خود را در دسترس قرار دهند و برای تصمیم‌گیری توانمند شوند (که در سازمان‌های سلسله مراتبی و هیئت‌محور نادر است). آنها نیاز به ارائه بازخورد مداوم و اولویت بندی در حین کار را دارند تا پروژه را در حرکت نگه دارند، که اغلب بسیار مشکل است.

حقایق اساسی در مورد بهترین روش

اساساً، مدیران پروژه می‌خواهند در ازای کاری که انجام می‌دهند دستمزد دریافت کنند، و مشتریان می‌خواهند مدیران پروژه بهترین کار خود را، درست، اولین بار انجام دهند.

” از بسیاری جهات به اعتماد برمی گردد. آیا مشتریان واقعاً به مدیران پروژه برای ارائه ارزش اعتماد دارند و آیا حاضرند برای شکست در مسیر موفقیت، هزینه بپردازند؟ “

انجام کارهای بیشتر برای کمتر و حذف اتلاف ها یک اصل ناب عالی است، اما چالش این رویکرد، برقراری ارتباط با مشتریان برای حفظ رابطه است. مشتریان می‌توانند اتلاف های زیادی ایجاد کنند و بدون یک مشتری واقعی و قابل اعتماد که قدرت تصمیم‌گیری واقعی را به همراه دارد، هیچ مقدار از روش‌شناسی پروژه چابک نمی‌تواند این نقص را در رابطه برطرف کند.
اما در جایی که اعتماد و تمایل به تست وجود دارد، جادو اتفاق می افتد. این نیاز بستگی به بلوغ مشتریان ما دارد تا درک کنند که ما نمی‌توانیم دقیقاً تعیین کنیم چه چیزی یا چه زمانی محصول را به دست می‌آورند، اما با اعتماد سالم، با هم کار خواهیم کرد تا بهترین چیزی را که می‌توانیم ارائه کنیم.

جمع بندی

در این مقاله به این اشاره شد که چه روش های مدیریت پروژه ای وجود دارد و چگونه و با چه معیارهای سراغ انتخاب این روش ها برویم.
در مقاله بعدی 9 تا از محبوب ترین روش های مدیریت پروژه را تشریح می کنیم.

لطفا نظر خودتون رو برامون بنویسید.