PMBOK 7 ؛ نسخه ای متفاوت برای تحویل ارزش در پروژه ها

مقدمه

هفتمین نسخه استاندارد مدیریت پروژه، به جرات جسورانه ترین کتابی است که موسسه PMI در حوزه مدیریت پروژه به نگارش درآورده است.
استانداردی که کاملا خود را با آخرین چالش های مدیریت پروژه تطبیق داده و قطعا مهم ترین منبع دانش مدیریت پروژه در دنیای پرچالش مدیریت پروژه های امروزی است.
استانداردی که برای مدیریت هر پروژه در هر صنعتی کاربرد دارد و می تواند راهنمایی حیاتی برای موفقیت کسب و کارهای پروژه محور باشد.
فرق نمی کند، پروژه نفتی باشد یا تحول دیجیتال؛ تفاوتی نمی کند که می خواهید از رویکرد پیش بینی شونده یا آبشاری مدیریت پروژه تان را انجام دهید یا از روش تطبیقی .
هیچ ایرادی ندارد که پروژه تان با آخرین تکنولوژها و فناوری ها (بلاک‌چین، اینترنت اشیا و…)آمیخته شده باشد یا خیر.
در همه حالات بالا، می توانید با خیال راحت از PMBOK 7 استفاده کنید.
در این مقاله تلاش خواهیم کرد تا یکی از تمایزهای کلیدی و متمایز PMBOK 7 ، یعنی سیستم تحویل ارزش در پروژه ها را تشریح نمائیم.

سیستم تحویل ارزش در پروژه

پروژه ها در دل سیستم بزرگتری مانند یک سازمان دولتی یا خصوصی و در قالب یکی از انواع قراردادها متولد می شوند و سازمان ها با اجرای آن پروژه برای ذینفعان خود ارزش ایجاد می کنند. نمونه هایی از روش هایی که پروژه ها ارزش تولید می کنند شامل و نه محدود به موارد زیر هستند:
• ایجاد یک محصول، خدمات یا راهکار جدید که نیازهای مشتریان یا کاربران نهایی را برآورده می کند.
• اجرای پروژه اجتماعی یا زیست محیطی برای سلامت بشر؛
• بهبود کارایی، بهره وری، اثربخشی یا پاسخگویی بهتر به مشتری؛
• اجرای تغییرات مورد نیاز برای انتقال یک سازمان به آینده مطلوب
• پیاده سازی مدیریت پایدار در یک پروژه
اجزای مختلفی مانند فعالیت ها، برنامه ها، پروژه ها، محصولات و عملیات وجود دارد که می توانند به صورت جداگانه و یا تجمیعی برای ایجاد ارزش بکارگرفته شوند. این مؤلفه ها با همکاری یکدیگر، سیستمی را برای ارائه ارزش تشکیل می دهند که باید با استراتژی سازمان هماهنگ و هم راستا باشد.
شکل زیر نمونه ای از یک سیستم تحویل ارزش را نشان می دهد.

این سیستم تحویل ارزش، دو پورتفولیو متشکل از برنامه ها و پروژه ها می باشد. همچنین یک طرح مستقل با پروژه ها و همچنین پروژه های مستقلی را نشان می دهد که با پورتفولیو ها یا طرح ها مرتبط نیستند. لازم بذکر است، هر یک از پروژه ها یا برنامه ها می تواند شامل محصولات خاص خود باشند.
عملیات نیز می‌تواند مستقیماً از پورتفولیوها، برنامه‌ها و پروژه‌ها و یا سایر فعالیت های تجاری مانند عملیات محاسبه ماهانه حقوق و دستمزد، عملیات مدیریت زنجیره تأمین و غیره باشند. پورتفولیوها، طرح ها و پروژه ها نیز، هم بر یکدیگر و هم بر عملیات تأثیر می گذارند.
همانطور که در شکل نشان داده شده است، یک سیستم تحویل ارزش بخشی از محیط داخلی و خارجی سازمان را شامل می شود. این دو محیط‌ داخلی و خارجی، درجات مختلفی از تأثیرگذاری بر تحویل ارزش نهائی پروژه را دارند. همچنین این دو محیط داخلی و خارجی می توانند بر برنامه ریزی و سایر موارد پروژه نیز تأثیرات مطلوب، نامطلوب و یا حتی خنثی بر ویژگی های پروژه، ذینفعان و یا بر تیم های پروژه داشته باشند.

تحلیل محیط داخل

محیط داخلی تابع سیاست ها، رویه ها، روش ها، چارچوب ها، ساختارهای حاکمیتی و غیره است. همچنین خود این محیط در داخل محیط خارجی بزرگتری قرار دارد که شامل اقتصاد، فضای رقابتی، محدودیت های قانونی و غیره می باشد.
المان های مهم در محیط داخل عبارتند از:
• دارایی های فرآیندی: مانند ابزارها، روش ها، رویکردها، الگوها و چارچوب ها.
• اسناد حاکمیتی: مانند سیاست ها و فرآیندهای مدیریت پروژه
• دارایی های داده: مانند پایگاه های داده، کتابخانه های اسناد، معیارها، داده ها و مصنوعات پروژه های قبلی
• دارایی های دانشی: مانند دانش ضمنی موجود در تیم پروژه عضا و یا سایر کارمندان.
• امنیت و ایمنی: مانند رویه‌ها و شیوه‌هایی برای دسترسی به داده ها، حفاظت از داده ها، سطوح محرمانگی و اسرار اختصاصی.
• فرهنگ، ساختار و حکمرانی سازمانی و سایر جنبه های یک سازمان: مانند چشم انداز، ماموریت، ارزش ها، باورها، هنجارهای فرهنگی، سبک رهبری، سلسله مراتب، سبک سازمانی، اخلاق و منشور رفتار.
• توزیع جغرافیایی امکانات و منابع: مانند تیم های هم مکان ها، تیم های مجازی و سیستم های مشترک.
• زیرساخت: شامل امکانات موجود، تجهیزات، سازمانی و کانال های مخابراتی، سخت افزار فناوری اطلاعات، در دسترس بودن و ظرفیت.
• نرم افزار فناوری اطلاعات : مانند نرم افزار زمان بندی، پیکربندی، سیستم های مدیریت، رابط های وب به سیستم های خودکار آنلاین، ابزارهای همکاری، و سیستم های اتوماتیک شده
• در دسترس بودن منابع: مانند دسترسی به پیمانکاران فرعی ، دسترسی به افراد و یا دسترسی به پیمانکاران فرعی.
• توانمندی های کارکنان : مانند تخصص عمومی و تخصصی، مهارت های عملی، شایستگی ها، تکنیک ها و دانش.

تحلیل محیط خارج

عوامل موجود در محیط خارج از سازمان می توانند نتایج پروژه را تقویت نمایند؛ یا اینکه محدود کنند و یا اینکه تأثیر خنثی داشته باشند.
المان های مهم در محیط خارج عبارتند از:
• شرایط بازار: مانند رقبا، سهم بازار، شناخت برند، روندهای فناوری و علائم تجاری.
• تأثیرات و مسائل اجتماعی و فرهنگی: این عوامل شامل جو سیاسی، آداب و رسوم و سنت های منطقه ای، تعطیلات و رویدادهای عمومی، آیین نامه های رفتاری، اخلاقیات و ادراکات.
• محیط نظارتی:‌ شامل قوانین و مقررات ملی و منطقه ای مرتبط با امنیت و حفاظت از داده ها، استخدام، صدور مجوز و تدارکات پروژه .
• پایگاه های اطلاعاتی تجاری: ‌مانند پایگاه های داده، داده های استاندارد برآورد هزینه و اطلاعات مطالعه ریسک صنعت.
• تحقیقات دانشگاهی : شامل مطالعات صنعتی، انتشارات و نتایج محک زنی.
• استانداردهای صنعتی که پروژه در آن صنعت در حال فعالیت است.
• ملاحظات مالی: شامل و نه محدود به نرخ تبدیل ارز، نرخ بهره، میزان تورم، تعرفه های بیمه و مالیات.
• محیط فیزیکی: شامل و نه محدود به شرایط کاری و آب و هوا.

خروجی سیستم تحویل ارزش

اجزای یک سیستم تحویل ارزش، تحویل دادنی هائی را ایجاد می‌کنند که برای تولید نتایج استفاده می‌شوند. یک نتیجه، پیامد نهایی یک فرآیند یا یک پروژه است. تمرکز بر نتایج، انتخاب ها و تصمیمات، بر عملکرد بلند مدت پروژه تاثیر بسزائی دارند. پیامدها، منافعی را ایجاد نموده و شامل دستاوردهایی هستند که توسط سازمان محقق می شود. مزایا نیز به نوبه خود باعث ایجاد ارزش می شود و مواردی مانند اهمیت داشتن یا مفید بودن را شامل می شوند.

جمع بندی

یکی از مهم ترین تغییرات PMBOK 7 نسیت به نسخه های قبلی اش، طراحی سیستم تحویل ارزش در پروژه می باشد. سیستم تحویل ارزش اجزای متفاوتی دارد. علاوه بر آن، دو دسته عوامل محیط داخل و محیط خارج نیز در یک سیستم تحویل ارزش پروژه وجود دارد که در این مقاله به جزئیات، تشریح شد.

لطفا نظرتون رو برامون بنویسید.