35 نکته کلیدی در مدیریت ریسک پروژه

مدیریت ریسک پروژه، کارکردی همسان با دیگر حوزه های مدیریت پروژه داشته و انجام آن باید در مراحل اولیه پروژه صورت پذیرد؛ چرا که بیشترین میزان عدم قطعیت در مراحل اولیه پروژه است که تصمیماتی با بیشترین تاثیر گرفته می شود. (شکل 1) در این مرحله بایستی ریسک ها ارزیابی شده و واکنش مناسبی برای آنها در نظر گرفته شود.

شکل 1: بررسی ریسک و اثرات آن در طول چرخه حیات پروژه

مرحله برنامه ریزی پروژه به دلیل جمع آوری اطلاعات کافی و شناسایی ذینفعان و مطالعه رویکرد آن ها بهترین زمان ممکن برای شروع مدیریت ریسک است؛ اما در صورتیکه این امر در مرحله تخصیص صورت پذیرد، به دلیل منعقد شدن قراردادها و کم شدن میزان آزادی تا حدود زیاد، رویکرد مدیریت ریسک تاکتیکی بوده و هزینه های فراوانی را برای پروژه به دنبال خواهد داشت.درصورتیکه تا مرحله راه اندازی و تحویل پروژه اقدام خاصی در خصوص مدیریت ریسک صورت نگیرد، در این مرحله نیز تقریباً هیچگونه اقدامی در این خصوص نمی توان بعمل آورد. به عبارت دیگر، انتهای مرحله شناسایی و ابتدای مرحله برنامه ریزی در چرخه حیات پروژه بهترین زمان ممکن برای شروع فرآیند مدیریت ریسک می باشد.
تفاوت رویکرد مدیریت پروژه در مراحل مختلف چرخه حیات پروژه بر مدیریت ریسک آن نیز مؤثر است، به گونه ای که شروع مدیریت ریسک در مرحله شناسایی پروژه باعث می شود تا به علت سیال بودن فضای حاکم بر پروژه در این مرحله و وجود اطلاعات کم در رابطه با آن، مدیریت ریسک دارای رویکرد استراتژیک و خلاقانه بوده و امکان خلق یا بهره برداری از فرصت ها در این مرحله بیشتر بکارگرفته شود
.هر مرحله از فرآیند مدیریت ریسک، دارای تکنیکهای متفاوتی است که با بررسی شرایط، نیازمندی ها، منابع موجود و قابلیت اطمینان می توان از هر یک استفاده کرد.
بهتر است که شرکتها نسبت به آنالیز و مدیریت ریسک به طور تدریجی اقدام نمایند و در ابتدا از تحلیل کمی چشم پوشی کنند.
عموماً آنالیز کمی در ادامه آنالیز کیفی مطرح می شود. از این دو روش می توان به صورت ترکیبی و یا به صورت مستقل استفاده کرد. آنچه مشخص می کند که جهت تجزیه و تحلیل از کدام روش استفاده گردد ملاحظات بودجه و زمان پروژه و نیز میزان نیاز به نتایج کمی یا کیفی می باشد.
با توجه به آنکه تجزیه و تحلیل کمی اغلب نیازمند برنامه های کامپیوتری است که بسیار گرانتر از دیگر برنامه های عرف مدیریت پروژه می باشد؛ نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل کیفی نیز می تواند بسیار مثمر ثمر واقع گردد به عبارت دیگر بدون آنالیزهای عددی گسترده و سیستمهای پیچیده آنالیز ریسک نیز می توان به مدیریت ریسک پرداخت؛ بعبارتی روشهای آنالیز ریسک، بایستی هر چه ساده تر و قابل فهم تر برای کاربران باشد.
از نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل کیفی می توان در تجزیه و تحلیل کمی استفاده کرد و یا اینکه مستقیما جهت برنامه ریزی واکنش به ریسک آنها را بکار برد.
ریسک ها در خلال پروژه تغییر می کنند لذا مدیریت ریسک بایستی یک فعالیت مستمر در طول عمر پروژه باشد.
ریسک های شناسایی شده و مهم در طول پروژه می بایست در جلسات دوره ای مدیریت پروژه مطرح و در خصوص آن ها تصمیم گیری لازم صورت پذیرد.
بمنظور همدلی و مشارکت بیشتر در جلسات مدیریت ریسک، بهتر است یکی از مدیران ذینفوذ شرکت، ریاست این جلسات را ( به ویژه در مراحل ابتدایی) برعهده داشته باشد.
تهیه منشاء ریسکها و عواقب ناشی از آنها در تفسیر ریسک، برداشت درست از آن و حتی تحلیل و ارائه پاسخهای ممکن به آن از اهمیت بالایی برخوردار است. در بیشتر موارد در مراحل پایانی ( نظیر مرحله تهیه و تدوین پاسخها به یک ریسک) که ابهاماتی در فهم و شرح ریسک وجود دارد با مراجعه به آنها، موارد مذکور می تواند به سرعت رفع شود.
برای بهره مندی مفید از نتایج مدیریت ریسک، بخصوص در پروژه های بعدی، باید روش مستند سازی اجرای فرآیندهای مدیریت ریسک، از ابتدا تعیین گردد.
با اعمال مدیریت ریسک و بکارگیری تکنیک های آن ابعاد و مسائل مربوط به پروژه مشخص می گردد و ارزیابی منطقی و دقیق تری نسبت به هزینه های محتمل ناشی از وقوع ریسکها صورت می پذیرد. همچنین با اقدامات پیشگیرانه می توان نسبت به ریسکها واکنش و اقدامات مناسب نشان داد.
ایجاد مجموعه ای به نام مدیریت ریسک در چارت سازمانی پروژه هایی که از طریق منابع خارجی تامین می شوند به منظور مقابله مناسب با ریسکها افزایش فرصتها و کاهش هزینه های پروژه به منظور مدیریت ریسک جهت شرکت در مناقصه پروژه های بین المللی و ارائه پیشنهاد امری لازم و ضروری است.
از افرادی که اطلاع کافی از پروژه داشته و فرصت کافی برای پیگیری و انجام مسئولیتهای واگذارشده را داشته باشد در کمیته اجرایی مدیریت ریسک استفاده گردد
تهیه و تنظیم برنامه دقیق تشکیل جلسات کمیته و پیگیری منظم مسئولیت های تعیین شده
تعیین اعضای اصلی و کلیدی کمیته اجرایی مدیریت ریسک و الزام حضور این افراد در کلیه جلسات
دعوت از ذینفعان پروژه ( کارفرما، مشاور و پیمانکار) در مواقع لازم جهت شرکت در جلسات و تعیین نقش برای آنها در مدیریت ریسکهای مرتبط
تعیین دبیر برای کمیته اجرایی مدیریت ریسک جهت پیگیری تصمیمات جلسات
طراحی فرم ها در مراحل مختلف فرآیند مدیریت ریسک ، نقش مهمی در اجرای بهینه فرآیند دارد.
بین تکنیکهای شناسایی ریسک ها، برگزاری جلسات طوفان فکری بسیار کارآمد است.
برگزاری جلسات آموزشی در خصوص نحوه تکمیل فرم ها، شناسایی ریسک ها و …
شناسایی دقیق ریسک ها در این فرآیند از اهمیت دوچندانی برخوردار است.
وجود حس تعهد مدیران سازمان نسبت به اجرای صحیح فرآیند و حضور فعال در اجرای آن
برگزاری جلسات با مدیر ارشد سازمان و کسب حمایت ایشان در جهت اجرای فرآیند

مهمترین شروط موفقیت در پیاده سازی مدیریت ریسک پروژه عبارتند از:

حمایت مدیریت ارشد سازمان و پروژه
باور اعضای تیم پروژه ( به ویژه افراد تاثیرگذار) به استفاده از مدیریت ریسک پروژه و تاثیر آن بر موفقیت پروژه
تشکیل یک تیم ( متشکل از افراد متخصص و مجرب) به عنوان متولی طراحی و پیاده سازی فرآیند مدیریت ریسک پروژه متناسب با
شرایط و الزامات منحصر به فرد پروژه
وجود روحیه کار تیمی در سازمان
درگیری تیم پروژه در تدوین فرآیند مدیریت ریسک در حوزه های کاری مربوطه
آموزش و فرهنگ سازی در پروژه برای انجام کارها به صورت سیستماتیک
استناد به مبانی حرفه ای و علمی دانش مدیریت و پرهیز از اعمال سلایق فردی
پایش و کنترل پیاده سازی فرآیند مدیریت ریسک در پروژه و بهبود مستمر آن