مقاله مدیریت پروژه

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک های خاص برای ارائه چیزی ارزشمند به مردم است. توسعه نرم افزار برای بهبود فرآیند کسب و کار، ساخت ساختمان، امدادرسانی پس از یک بلای طبیعی، گسترش فروش به بازار جغرافیایی جدید – اینها همه نمونه هایی از پروژه ها هستند.

یک پروژه یک تلاش منحصر به فرد و گذرا است که برای دستیابی به اهداف برنامه ریزی شده انجام می شود که می تواند بر اساس خروجی ها، نتایج یا منافع تعریف شود. یک پروژه معمولاً در صورتی موفقیت‌آمیز تلقی می‌شود که به اهداف بر اساس معیارهای پذیرش، در بازه زمانی و بودجه مورد توافق دست یابد. زمان، هزینه و کیفیت اجزای سازنده هر پروژه هستند.

پل چینی

همه پروژه ها تلاشی موقت برای ایجاد ارزش از طریق یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فرد هستند. همه پروژه ها شروع و پایانی دارند. آنها یک تیم، بودجه، برنامه و مجموعه ای از انتظارات دارند که تیم باید برآورده کند. هر پروژه منحصر به فرد است و با عملیات معمول – فعالیت های مداوم یک سازمان – متفاوت است، زیرا پروژه ها پس از دستیابی به هدف به نتیجه می رسند.

تغییر ماهیت کار به دلیل پیشرفت های تکنولوژیکی، جهانی شدن و سایر عوامل به این معنی است که به طور فزاینده ای، کار حول پروژه ها با تیم هایی که بر اساس مهارت های مورد نیاز برای وظایف خاص گرد هم آمده اند، سازماندهی می شود.

رهبران این پروژه‌ها حرفه‌ای‌های پروژه هستند – افرادی که عمداً یا بر اساس شرایط از آنها خواسته می‌شود اطمینان حاصل کنند که یک تیم پروژه به اهداف خود می‌رسد. متخصصان پروژه از ابزارها، تکنیک ها و رویکردهای مختلفی برای برآوردن نیازهای یک پروژه استفاده می کنند.

برخی از پروژه ها برای حل سریع مشکلات مورد نیاز هستند، با درک این که بهبودها در یک دوره زمانی انجام خواهند شد. پروژه‌های دیگر مدت طولانی‌تری دارند و/یا محصول یا نتیجه دیگری تولید می‌کنند که نیازی به پیشرفت‌های عمده خارج از تعمیرات پیش‌بینی‌شده، مانند بزرگراه ندارد.

برخی دیگر ترکیبی از هر دوی این نوع پروژه ها خواهند بود. متخصصان پروژه از مهارت‌ها و دانش‌های مختلفی برای تعامل و ایجاد انگیزه در دیگران برای رسیدن به اهداف پروژه استفاده می‌کنند. متخصصان پروژه برای موفقیت پروژه ها بسیار مهم هستند و برای کمک به سازمان ها در دستیابی به اهداف خود بسیار مورد توجه هستند.

برای درک عمیق‌تر مدیریت یک پروژه، Kickoff از PMI را امتحان کنید ، یک دوره آموزشی دیجیتالی ۴۵ دقیقه‌ای رایگان و مجموعه ابزاری که شما را از طریق اصول مدیریت پروژه راهنمایی می‌کند.

مدیریت پروژه باعث تغییر می شود

در طول تاریخ بشر، مدیریت پروژه همیشه به صورت غیررسمی انجام می شده است، اما در اواسط قرن بیستم زمانی که گروهی از افراد آینده نگر در زمینه های هوافضا، مهندسی، داروسازی و مخابرات متوجه جهانی در حال تغییر شدند، به عنوان یک حرفه متمایز ظاهر شد. نیاز به ابزارهای جدید آنها با انگیزه نیاز به پرداختن به مسائل زمان‌بندی و منابع مرتبط با پروژه‌های پیچیده‌تر، گرد هم آمدند تا شروع به تنظیم و استانداردسازی ابزارها برای یک حرفه جدید کنند. و در سال 1969، موسسه مدیریت پروژه (PMI) متولد شد.

امروز، ما در اقتصاد پروژه زندگی می‌کنیم ، جایی که پروژه‌ها نیروی محرکه‌ای هستند که چگونه کار انجام می‌شود، تغییر تحقق می‌یابد و ارزش ارائه می‌شود. در اقتصاد پروژه، رشد جهانی مدیریت پروژه ارزش آن را به صورت زیر ثابت می کند:

در حال حاضر به طور گسترده پذیرفته شده است که دانش اولیه مدیریت پروژه می تواند برای افراد با نقش های مختلف در طیف وسیعی از تلاش ها ارزش ایجاد کند. مهارت‌های مدیریت پروژه می‌تواند به دانش‌آموز جوانی که روی یک پروژه علمی کار می‌کند کمک کند تا به موفقیت برسد، یا یک مدیر اجرایی شرکتی اختلافات شخصیتی را حل و فصل کند. این مهارت‌ها می‌تواند به پرستار کمک کند تا تغییرات را برای بهبود زمان پاسخ‌دهی بیمار در بخش بهبود بخشد. آن‌ها می‌توانند به یک متخصص فناوری اطلاعات کمک کنند تا نرم‌افزار نوآورانه را در زمان بی‌سابقه ارائه دهد یا به یک سازمان دولتی کمک کنند تا خدماتی را که ارائه می‌کنند به شیوه‌ای اقتصادی‌تر بهبود بخشد.

معرفی مدیریت پروژه

پروژه ها از زمان های قدیم وجود داشته اند. نوح در حال ساخت کشتی، لئوناردو داوینچی نقاشی مونالیزا، ادوارد گیبون نوشتن افول و سقوط امپراتوری روم، یوناس سالک در حال توسعه واکسن فلج اطفال – همه پروژه‌ها. و همانطور که می دانید، همه اینها موفقیت های استادانه ای بود. (خب، محصولات موفقیت چشمگیری داشتند، حتی اگر برنامه ها و بودجه منابع به شدت بیش از حد باشد!)
پس چرا امروزه موضوع مدیریت پروژه چنین مورد توجه است؟ پاسخ ساده است: مخاطب تغییر کرده است و ریسک بالاتر است. از لحاظ تاریخی، پروژه ها، تعهدات بزرگ و پیچیده ای بودند. اولین پروژه ای که از تکنیک های مدرن مدیریت پروژه استفاده کرد – سیستم تسلیحاتی Polaris در اوایل دهه 1950 – یک کابوس فنی و اداری بود. تیم های متخصص
تعداد بی شماری از فعالیت های تحقیق، توسعه و تولید را برنامه ریزی و پیگیری کرد.
آنها کوه های کاغذی را برای مستندسازی این کار پیچیده تولید کردند. در نتیجه، مردم شروع به تلقی مدیریت پروژه به عنوان یک رشته بسیار فنی کردند
با نمودارها و نمودارهای گیج کننده؛ آنها آن را به طور غیرمعمول وقت گیر، متخصص محور و قطعاً برای مرد یا زن عادی غیرمجاز می دیدند!
به دلیل وجود مجموعه‌ای از پروژه‌های عظیم، پیچیده و چالش‌برانگیز در دنیای امروز، افرادی که می‌خواهند شغل خود را وقف برنامه‌ریزی و مدیریت آن پروژه‌ها کنند، هنوز برای موفقیت‌هایشان حیاتی هستند.
با این حال، طی 30 تا 35 سال گذشته، تعداد پروژه‌ها در محل کار معمولی به شدت افزایش یافته است.
پروژه ها در هر نوع و اندازه اکنون راهی هستند که سازمان ها کار خود را انجام می دهند.
در همان زمان، نسل جدیدی از مدیر پروژه ظهور کرده است. این نژاد جدید ممکن است اهداف شغلی را برای تبدیل شدن به مدیر پروژه تعیین نکرده باشد – بسیاری از آنها حتی خود را مدیر پروژه نمی دانند. اما آنها می دانند که
باید پروژه ها را با موفقیت مدیریت کنند تا در حرفه خود پیشرفت کنند. واضح است که مدیریت پروژه به یک مهارت حیاتی تبدیل شده است، نه یک انتخاب شغلی.
اگرچه این افراد متوجه می‌شوند که برای انجام انواع جدید تکالیف خود به ابزارها، تکنیک‌ها و دانش خاصی نیاز دارند، ممکن است نتوانند یا نخواهند زمان زیادی را برای دستیابی به آنها اختصاص دهند، جایی که این کتاب وارد عمل می‌شود.

مدیریت پروژه : کلید دستیابی به نتایج

سازمان‌های موفق پروژه‌هایی را ایجاد می‌کنند که نتایج دلخواه را در بازه‌های زمانی تعیین‌شده با منابع اختصاص‌یافته تولید می‌کنند. در نتیجه، کسب‌وکارها به طور فزاینده‌ای به سمت یافتن افرادی سوق داده می‌شوند که بتوانند در این محیط پروژه‌محور سرآمد باشند.

از آنجایی که شما در حال خواندن این کتاب هستید، احتمال اینکه از شما خواسته شده باشد که یک پروژه را مدیریت کنید بسیار زیاد است. بنابراین، محکم بمانید – به مجموعه‌ای از مهارت‌ها و تکنیک‌های جدید برای هدایت آن پروژه به سوی تکمیل موفقیت‌آمیز نیاز دارید. اما نگران نباشید! این فصل با نشان دادن پروژه‌ها و پروژه‌هایی که به شما ارائه می‌دهد، شروعی آرام را به شما می‌دهد مدیریت واقعاً هستند و با کمک به شما در جداسازی پروژه ها از تکالیف غیر پروژه ای.

مهم نیست شغل شما چیست، شما هر روز وظایف بی شماری را انجام می دهید. به عنوان مثال، ممکن است یک یادداشت تهیه کنید، یک جلسه برگزار کنید، یک کمپین فروش طراحی کنید یا به دفاتر جدید نقل مکان کنید. یا ممکن است سیستم های اطلاعاتی را کاربرپسندتر کنید، یک ترکیب تحقیقاتی را در آزمایشگاه توسعه دهید، یا تصویر عمومی سازمان را بهبود بخشید.

همه این تکالیف پروژه نیستند. چگونه می توانید تشخیص دهید که کدام یک هستند و کدام یک نیستند؟ این بخش برای کمک به اینجا آمده است.

درک سه جزء اصلی که یک پروژه

پروژه یک تعهد موقت است که برای تولید یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فرد انجام می شود. بزرگ یا کوچک، یک پروژه همیشه دارای سه جزء زیر است:

مثلا:

گسترش نوع و ویژگی های نتایج مورد نظر ممکن است به زمان بیشتری (تاریخ پایانی بعدی) یا منابع بیشتری نیاز داشته باشد. افزایش تاریخ پایان ممکن است مستلزم کاهش نتایج یا افزایش مخارج پروژه باشد (به عنوان مثال، با پرداخت اضافه کاری به کارکنان پروژه). در این تعریف پروژه سه قسمتی، شما کار را برای دستیابی به نتایج دلخواه خود انجام می دهید.

اگرچه بسیاری از ملاحظات دیگر ممکن است بر عملکرد یک پروژه تأثیر بگذارد ، این سه جزء اساس تعریف پروژه به سه دلیل زیر هستند:

استاندارد مدیریت پروژه PMBOK 6 همچنین تأکید می کند که ریسک (احتمال اینکه همه چیز دقیقاً طبق برنامه پیش نرود) نقش مهمی در تعریف یک پروژه ایفا می کند و هدایت پروژه به سمت موفقیت مستلزم مدیریت مستمر مبادلات بین سه جزء اصلی پروژه – محصولاتی است که باید تولید شوند. و ویژگی های آنها، برنامه زمان بندی و منابع مورد نیاز برای انجام کار پروژه.

چرا از مدیریت پروژه استفاده می کنیم؟

هدف مدیریت پروژه تولید محصول نهایی است که تغییراتی را به نفع سازمانی که پروژه را آغاز کرده است، ایجاد کند. این شروع، برنامه ریزی و کنترل طیف وسیعی از وظایف مورد نیاز برای ارائه این محصول نهایی است. پروژه هایی که نیاز به مدیریت رسمی دارند آنهایی هستند که:

هدف مدیریت پروژه تولید محصول نهایی است که تغییراتی را به نفع سازمانی که پروژه را آغاز کرده است، ایجاد کند. این شروع، برنامه ریزی و کنترل طیف وسیعی از وظایف مورد نیاز برای ارائه این محصول نهایی است. پروژه هایی که نیاز به مدیریت رسمی دارند آنهایی هستند که:

سرمایه گذاری در مدیریت اثربخش پروژه دارای چندین مزیت خواهد بود، از جمله:

چه زمانی از مدیریت پروژه استفاده می کنیم؟

پروژه‌ها از فعالیت‌های معمولی جدا هستند و زمانی اتفاق می‌افتند که سازمانی بخواهد راه‌حلی برای تعیین الزامات در یک بودجه و چارچوب زمانی توافق شده ارائه دهد. پروژه ها به تیمی از افراد نیاز دارند که به طور موقت گرد هم آیند تا بر روی اهداف پروژه خاص تمرکز کنند. در نتیجه، کار گروهی مؤثر در پروژه های موفق نقش اساسی دارد.

پروژه ها به تیمی از افراد نیاز دارند که به طور موقت گرد هم آیند تا بر روی اهداف پروژه خاص تمرکز کنند. در نتیجه، کار گروهی مؤثر در پروژه های موفق نقش اساسی دارد. مدیریت پروژه به مدیریت بسته های مجزای کار برای دستیابی به اهداف خاص مربوط می شود. نحوه مدیریت کار به عوامل مختلفی بستگی دارد.

مقیاس، اهمیت و پیچیدگی کار عوامل آشکاری هستند: جابجایی یک دفتر کوچک و سازماندهی المپیک در بسیاری از اصول اساسی مشترک است، اما چالش های مدیریتی بسیار متفاوتی را ارائه می دهد. اهداف را می توان در قالب های زیر بیان کرد:

چه کسی از مدیریت پروژه استفاده می کند؟

هر کسی و همه پروژه ها را مدیریت می کنند، حتی اگر به طور رسمی “مدیر پروژه” نامیده نشوند. آیا تا به حال رویدادی را برگزار کرده اید؟ این پروژه ای است که شما با تیمی از افراد مدیریت کردید و مدیریت پروژه مهارت زندگی برای همه است. به طور رسمی تر، پروژه ها در همه صنایع و مشاغل ظاهر می شوند:

آیا فرآیندی برای مدیریت پروژه وجود دارد؟

بله – و ما هر پنج مرحله را تجزیه می کنیم

کتاب‌های کاملی در مورد ساختار فوق و آنچه که هر مرحله شامل آن است نوشته شده است – اما ما اطلاعات سطح بالایی را که واقعاً باید بدانید در اختیار شما قرار می‌دهیم:

1. شروع کردن

مانند هر پروژه خوب، آماده سازی برای اطمینان از تکمیل به موقع و در چارچوب بودجه حیاتی است . در طول مرحله شروع، موارد زیر را برای ایجاد شالوده پروژه تعیین کنید:

  • محدوده پروژه: محدودیت ها و مرزهای خاص برای پروژه. اساساً آنچه را که در پروژه انجام می شود و آنچه را که انجام نمی شود ( یعنی اهداف پروژه ) پوشش می دهد . ایجاد این مرزها از چیزی به نام “خزش دامنه” جلوگیری می کند.
  • نمای کلی پروژه در سطح بالا: منابع، زمان و اهداف مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه را در نظر می گیرد. در نمای کلی روشی برای نظارت بر این الزامات در طول زمان گنجانده شده است.
  • بودجه: برای رسیدن به یک پروژه موفق چقدر نیاز است؟

برای پروژه های بزرگتر، منشور پروژه یا “مستندات شروع پروژه” (PID) ممکن است ایجاد شود.

2. برنامه ریزی

در طول این مرحله، نقاط عطف و تاریخ  های کلیدی، از جمله تاریخ اتمام نهایی پروژه، تعیین می شود. با شفاف و عمدی بودن در مورد زمان بندی پروژه، می توانید اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم به سمت یک هدف حرکت می کنند. این همچنین در صورت مواجهه با موانع جاده ای از سردرگمی پیش رو را نجات می دهد.

در طول این فرآیند، مهم است که مشخص شود تیم از کدام روش مدیریت پروژه پیروی خواهد کرد. گزینه های زیادی برای انتخاب وجود دارد: Agile، Waterfall، PRINCE2، PMBOK، Scrum، Lean، و Kanban (به نام چند مورد از محبوب ترین ها). بعداً در این راهنما به جزئیات بیشتری در مورد برخی از این موارد خواهیم پرداخت.

مرحله برنامه ریزی همچنین شامل:

  • انتخاب اعضای تیم
  • تشریح موارد قابل تحویل
  • برآورد منابع
  • تعیین فعالیت های مرتبط

3. اجرا کردن

در این مرحله، همه چیز در مورد انجام کارهاست. در طول مرحله اجرا، جزئیات طرح پروژه خود (یا موارد قابل تحویل پروژه ) را انجام خواهید داد تا محصولات خود را به ذینفعان خاص خود تحویل دهید. این مرحله همزمان با مرحله نظارت و کنترل اتفاق می افتد و ممکن است شامل موارد زیر باشد:

  • مدیریت گردش کار
  • پیشنهاد تغییرات و اقدامات اصلاحی

4. نظارت/کنترل

این در هر چرخه عمر پروژه بسیار مهم است زیرا به مدیران پروژه کمک می کند تا به این سوال پاسخ دهند: ما در هر نقطه از پروژه در کجا هستیم در مقابل کجا باید طبق برنامه پروژه باشیم؟ نظارت مؤثر مستلزم:

  • پروژه منظم و ثابت “اعلام حضور”
  • استفاده از مستندات پروژه و ابزارها یا چارچوب های ردیابی مناسب (مانند تابلوهای کانبان، نمودار گانت و استندآپ های تیمی). هرچه این بصری و زمان واقعی تر باشد، بهتر است زیرا می توانید به راحتی آن را با بازیکنان کلیدی ارتباط برقرار کرده و تنظیم کنید.

5. بسته شدن

این مرحله نهایی که گاهی به عنوان «تحویل پروژه» شناخته می‌شود، زمانی است که تمام فعالیت‌ها را جمع‌بندی می‌کنید و محصول نهایی را به مشتری (یک تیم داخلی یا ذینفع خارجی) تحویل می‌دهید.

برخی از اجزای اضافی می توانند عبارتند از:

  • انعقاد هرگونه قرارداد یا قرارداد رسمی
  • بررسی کامل یا ممیزی از آنچه به خوبی پیش رفت، آنچه طبق برنامه پیش نرفت، و اینکه چگونه تیم‌ها و پروژه‌های آینده می‌توانند از این یکی بیاموزند.

8 نکته برای مدیریت موفق پروژه

وقتی پروژه ها به درستی مدیریت شوند، به شرکت ها اجازه می دهند محصولات یا خدمات جدیدی را توسعه دهند، فرآیندهای داخلی کسب و کار را تغییر دهند و برای مشتریان ارزش تولید کنند. با این حال، بدون بلوک‌های ساختمانی مناسب، می‌توانند منجر به کمبود نوآوری و کاهش زمان و پول شما شوند.

در اینجا 8 نکته برای مدیریت پروژه موفق وجود دارد که سازمان شما را به جای عقب نگه داشتن آن به حرکت در می آورد.

1. در مراحل شروع و برنامه ریزی سرمایه گذاری کنید

وقتی نوبت به پاسخ دادن می رسد، « چرا پروژه ها شکست می خورند؟ بسیاری از دلایل را می توان در برنامه ریزی و تحقیق ضعیف جستجو کرد – بخش های مهم مراحل شروع و برنامه ریزی چرخه عمر پروژه. با ایجاد، همگام سازی، و توافق بر روی جنبه های کلیدی مانند اولویت های سازمانی، اهداف و الزامات در مراحل اولیه، احتمال سردرگمی کمتری در مورد آنها وجود دارد.

2. چارچوب یا روش مناسبی را برای پروژه خود انتخاب کنید

گام دوم برای مدیریت موفق پروژه، یافتن چارچوب یا متدولوژی مناسب است. روش شناسی مدیریت پروژه مجموعه ای از اصول و فرآیندهای راهنما را توصیف می کند که برای برنامه ریزی، مدیریت و اجرای پروژه ها استفاده می شود. فرقی نمی‌کند متدولوژی مسیر بحرانی یا Waterfall را انتخاب کنید ، این چارچوب‌ها نحوه اولویت‌بندی و تکمیل کار و همچنین نحوه تجسم آن را تعیین می‌کنند.

3. ترویج فرهنگ شفافیت و مالکیت

شفافیت می تواند در مدیریت یک پروژه با بروز پیچیدگی ها و حساسیت ها تفاوت ایجاد کند. با وجود فرهنگ قوی شفافیت ، اعضای تیم و رهبران می‌توانند برای بالا بردن پرچم‌ها یا مالکیت بر کار خود به یکدیگر تکیه کنند، صرف نظر از اینکه برنامه‌های شما تا چه حد دقیق یا استرس‌زا هستند.

این با ارتباط واضح شروع می شود، بنابراین هر مشارکت کننده می تواند اهداف بلندمدت، KPI (شاخص های کلیدی عملکرد) و برنامه های شما را درک کند – و همچنین جایی که آنها در پازل قرار می گیرند. یکی از راه‌های رسیدن به این هدف این است که هر کارمندی را در فرآیند برنامه‌ریزی (در برخی سطوح) مشارکت دهید و با استفاده از یک گردش کار مدیریت پروژه جامد، که می‌توانید با سیستم‌عامل monday.com Work OS ایجاد کنید، مالکیت وظایف و محصولات قابل تحویل را به آنها بدهید. مزیت اضافه این فرهنگ؟ کارکنان تمایل دارند به طور مؤثرتری خود مدیریت کنند (تا این حد طولانی، مدیریت خرد) و با احساس مسئولیت پذیری بیشتر، انگیزه آنها برای انجام بهترین عملکرد نیز افزایش می یابد.

4. در یک محدوده واقع بینانه تصمیم بگیرید

خزش دامنه یکی از چالش های اصلی مدیران پروژه است. 52 درصد از شرکت ها در طول یک پروژه دچار خزش دامنه یا تغییرات پیش بینی نشده در محدوده می شوند. در حالی که این می تواند به عوامل غیرقابل کنترل در سراسر پروژه مرتبط باشد، وجود افراد مناسب در میز برنامه ریزی می تواند به شما کمک کند تا محدوده پروژه را از همان ابتدا با دقت بیشتری تعریف کنید. با گنجاندن ذینفعان با تجربه و اعضای تیم در مراحل شروع و برنامه ریزی، می توانید بعداً از ناامیدی زیادی جلوگیری کنید. حتی می‌توانید به داده‌های قدیمی پروژه رجوع کنید تا به تعیین واضح‌تر مرحله محدوده کمک کنید.

5. در مورد برنامه ریزی عاقلانه عمل کنید

اگر می‌خواهید تیم شما سازنده بماند، باید برنامه‌های کاری ایجاد کنید که متناسب با حجم کاری تیم شما و تاریخ تحویل مورد نظر باشد. در حالی که ایجاد جدول زمانی کامل مدیریت پروژه تقریبا غیرممکن است، ایجاد تعادل بین این دو عامل سرمایه گذاری ارزشمندی است. با یک سیستم‌عامل کاری مانند monday.com، می‌توانید بارهای کاری فردی یا گروهی را با Workload View در همان فضای کاری که تقویم‌ها، جدول‌های زمانی و منابع را مدیریت می‌کنید، مشاهده کنید.

برنامه‌های زمانی مناسب و شفاف به کاهش تاخیرها و سایر مشکلات پرهزینه کمک می‌کند. نوع روش مدیریت پروژه ای که استفاده می کنید می تواند بر نحوه استفاده تیم شما از زمان خود برای رسیدن به یک هدف یا چندین هدف کوچکتر نیز تأثیر بگذارد. اگر از یک فریم ورک Agile مانند Scrum استفاده می کنید، بر روی افزایش های کوتاه مدت و قابل تحویل کوچکتر تمرکز خواهید کرد. همچنین مهم است که برای چیزهایی که در یک پروژه برنامه ریزی نمی کنید زمان بگذارید.

6. مدیریت موثر منابع را تمرین کنید

مدیریت منابع یکی از اصول مهم مدیریت پروژه است و فرآیند پیش برنامه ریزی، زمان بندی و تخصیص منابع شما را برای به حداکثر رساندن کارایی توصیف می کند. در مفهوم فیزیکی، مدیریت منابع را می‌توان از طریق مثال پیمانکاری که پروژه‌های ساخت‌وساز را مدیریت می‌کند توضیح داد – آنها می‌توانند تصمیم بگیرند که یک دستگاه بتن‌ریز را برای دو سایت رزرو کنند به جای اینکه هزینه دو سایت را همزمان بپردازند.

برای پروژه های دیجیتال، منابع اغلب به کارمندان یا تیم های خاصی اشاره می کنند. یک طراح گرافیک ممکن است چندین پروژه همزمان داشته باشد، بنابراین برای انجام کار باید با آنها برنامه ریزی کنید. این فهرست در ادامه شامل هر تعداد از منابع از جمله افراد، سرمایه و سایر کالاهای مادی است.

7. ذینفعان را درگیر کنید

ذینفع کسی است که مستقیماً در موفقیت پروژه سرمایه گذاری می کند. آنها می توانند یک مشتری کلیدی، کاربر داخلی محصول، مدیر اجرایی یا مدیر محصول باشند. تیم ها و مدیران پروژه برای به دست آوردن حمایت – مالی یا غیر آن- که به یک پروژه کمک می کند، نباید از هیچ کاری که برای پروژه هایشان نیاز است کوتاهی کنند.

ارتباط و ورودی بین این دو طرف باید قبل، حین و بعد از پروژه برقرار شود. چرا؟ زیرا هر کدام بینش ها و دیدگاه های منحصر به فردی را نسبت به اهداف سازمان و قابلیت های تیم ارائه می دهند. یک سیستم‌عامل Work OS با ویژگی‌های قوی به شما کمک می‌کند تا داده‌ها و جدول‌های زمانی مهم را در زمان واقعی ارائه دهید که می‌توانید بارها و بارها به آنها مراجعه کنید.

8. ابزارها و نرم افزارهای مدیریت پروژه سطح بعدی را انتخاب کنید

هیچ شرکتی نمی تواند مدیریت پروژه موفقی را اجرا کند اگر سیستمش بر روی شبکه ای از صفحات گسترده و ایمیل های بی پایان ساخته شده باشد. هیچ چیز عملی، مقیاس پذیر یا شفاف در مورد چنین سیستمی وجود ندارد.

برای موفقیت در دنیای مدرن کار از راه دور، همکاری بین بخش ها، اشتراک گذاری فایل های ابری و 1000 متغیر دیگر منحصر به فرد برای شرکت خود، به یک پلت فرم مدیریت پروژه مدرن نیاز دارید.