مقاله مدیریت پروژه

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک های خاص برای ارائه چیزی ارزشمند به مردم است. توسعه نرم افزار برای بهبود فرآیند کسب و کار، ساخت ساختمان، امدادرسانی پس از یک بلای طبیعی، گسترش فروش به بازار جغرافیایی جدید – اینها همه نمونه هایی از پروژه ها هستند.

یک پروژه یک تلاش منحصر به فرد و گذرا است که برای دستیابی به اهداف برنامه ریزی شده انجام می شود که می تواند بر اساس خروجی ها، نتایج یا منافع تعریف شود. یک پروژه معمولاً در صورتی موفقیت‌آمیز تلقی می‌شود که به اهداف بر اساس معیارهای پذیرش، در بازه زمانی و بودجه مورد توافق دست یابد. زمان، هزینه و کیفیت اجزای سازنده هر پروژه هستند.

• زمان: زمان‌بندی مجموعه‌ای از تکنیک‌های مورد استفاده برای توسعه و ارائه برنامه‌هایی است که نشان می‌دهد چه زمانی کار انجام می‌شود.
• هزینه: وجوه لازم به دست آمده و مدیریت مالی چگونه است؟
• کیفیت: تناسب با هدف محصولات و فرآیندهای مدیریتی چگونه تضمین می شود؟

پل چینی

همه پروژه ها تلاشی موقت برای ایجاد ارزش از طریق یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فرد هستند. همه پروژه ها شروع و پایانی دارند. آنها یک تیم، بودجه، برنامه و مجموعه ای از انتظارات دارند که تیم باید برآورده کند. هر پروژه منحصر به فرد است و با عملیات معمول – فعالیت های مداوم یک سازمان – متفاوت است، زیرا پروژه ها پس از دستیابی به هدف به نتیجه می رسند.

تغییر ماهیت کار به دلیل پیشرفت های تکنولوژیکی، جهانی شدن و سایر عوامل به این معنی است که به طور فزاینده ای، کار حول پروژه ها با تیم هایی که بر اساس مهارت های مورد نیاز برای وظایف خاص گرد هم آمده اند، سازماندهی می شود.

رهبران این پروژه‌ها حرفه‌ای‌های پروژه هستند – افرادی که عمداً یا بر اساس شرایط از آنها خواسته می‌شود اطمینان حاصل کنند که یک تیم پروژه به اهداف خود می‌رسد. متخصصان پروژه از ابزارها، تکنیک ها و رویکردهای مختلفی برای برآوردن نیازهای یک پروژه استفاده می کنند.

برخی از پروژه ها برای حل سریع مشکلات مورد نیاز هستند، با درک این که بهبودها در یک دوره زمانی انجام خواهند شد. پروژه‌های دیگر مدت طولانی‌تری دارند و/یا محصول یا نتیجه دیگری تولید می‌کنند که نیازی به پیشرفت‌های عمده خارج از تعمیرات پیش‌بینی‌شده، مانند بزرگراه ندارد.

برخی دیگر ترکیبی از هر دوی این نوع پروژه ها خواهند بود. متخصصان پروژه از مهارت‌ها و دانش‌های مختلفی برای تعامل و ایجاد انگیزه در دیگران برای رسیدن به اهداف پروژه استفاده می‌کنند. متخصصان پروژه برای موفقیت پروژه ها بسیار مهم هستند و برای کمک به سازمان ها در دستیابی به اهداف خود بسیار مورد توجه هستند.

برای درک عمیق‌تر مدیریت یک پروژه، Kickoff از PMI را امتحان کنید ، یک دوره آموزشی دیجیتالی ۴۵ دقیقه‌ای رایگان و مجموعه ابزاری که شما را از طریق اصول مدیریت پروژه راهنمایی می‌کند.

مدیریت پروژه باعث تغییر می شود

در طول تاریخ بشر، مدیریت پروژه همیشه به صورت غیررسمی انجام می شده است، اما در اواسط قرن بیستم زمانی که گروهی از افراد آینده نگر در زمینه های هوافضا، مهندسی، داروسازی و مخابرات متوجه جهانی در حال تغییر شدند، به عنوان یک حرفه متمایز ظاهر شد. نیاز به ابزارهای جدید آنها با انگیزه نیاز به پرداختن به مسائل زمان‌بندی و منابع مرتبط با پروژه‌های پیچیده‌تر، گرد هم آمدند تا شروع به تنظیم و استانداردسازی ابزارها برای یک حرفه جدید کنند. و در سال 1969، موسسه مدیریت پروژه (PMI) متولد شد.

امروز، ما در اقتصاد پروژه زندگی می‌کنیم ، جایی که پروژه‌ها نیروی محرکه‌ای هستند که چگونه کار انجام می‌شود، تغییر تحقق می‌یابد و ارزش ارائه می‌شود. در اقتصاد پروژه، رشد جهانی مدیریت پروژه ارزش آن را به صورت زیر ثابت می کند:

• به عنوان یک شایستگی سازمانی شناخته شده و استراتژیک
• به عنوان موضوعی برای آموزش و پرورش
• به عنوان مسیر شغلی

در حال حاضر به طور گسترده پذیرفته شده است که دانش اولیه مدیریت پروژه می تواند برای افراد با نقش های مختلف در طیف وسیعی از تلاش ها ارزش ایجاد کند. مهارت‌های مدیریت پروژه می‌تواند به دانش‌آموز جوانی که روی یک پروژه علمی کار می‌کند کمک کند تا به موفقیت برسد، یا یک مدیر اجرایی شرکتی اختلافات شخصیتی را حل و فصل کند. این مهارت‌ها می‌تواند به پرستار کمک کند تا تغییرات را برای بهبود زمان پاسخ‌دهی بیمار در بخش بهبود بخشد. آن‌ها می‌توانند به یک متخصص فناوری اطلاعات کمک کنند تا نرم‌افزار نوآورانه را در زمان بی‌سابقه ارائه دهد یا به یک سازمان دولتی کمک کنند تا خدماتی را که ارائه می‌کنند به شیوه‌ای اقتصادی‌تر بهبود بخشد.

معرفی مدیریت پروژه

پروژه ها از زمان های قدیم وجود داشته اند. نوح در حال ساخت کشتی، لئوناردو داوینچی نقاشی مونالیزا، ادوارد گیبون نوشتن افول و سقوط امپراتوری روم، یوناس سالک در حال توسعه واکسن فلج اطفال – همه پروژه‌ها. و همانطور که می دانید، همه اینها موفقیت های استادانه ای بود. (خب، محصولات موفقیت چشمگیری داشتند، حتی اگر برنامه ها و بودجه منابع به شدت بیش از حد باشد!)
پس چرا امروزه موضوع مدیریت پروژه چنین مورد توجه است؟ پاسخ ساده است: مخاطب تغییر کرده است و ریسک بالاتر است. از لحاظ تاریخی، پروژه ها، تعهدات بزرگ و پیچیده ای بودند. اولین پروژه ای که از تکنیک های مدرن مدیریت پروژه استفاده کرد – سیستم تسلیحاتی Polaris در اوایل دهه 1950 – یک کابوس فنی و اداری بود. تیم های متخصص
تعداد بی شماری از فعالیت های تحقیق، توسعه و تولید را برنامه ریزی و پیگیری کرد.
آنها کوه های کاغذی را برای مستندسازی این کار پیچیده تولید کردند. در نتیجه، مردم شروع به تلقی مدیریت پروژه به عنوان یک رشته بسیار فنی کردند
با نمودارها و نمودارهای گیج کننده؛ آنها آن را به طور غیرمعمول وقت گیر، متخصص محور و قطعاً برای مرد یا زن عادی غیرمجاز می دیدند!
به دلیل وجود مجموعه‌ای از پروژه‌های عظیم، پیچیده و چالش‌برانگیز در دنیای امروز، افرادی که می‌خواهند شغل خود را وقف برنامه‌ریزی و مدیریت آن پروژه‌ها کنند، هنوز برای موفقیت‌هایشان حیاتی هستند.
با این حال، طی 30 تا 35 سال گذشته، تعداد پروژه‌ها در محل کار معمولی به شدت افزایش یافته است.
پروژه ها در هر نوع و اندازه اکنون راهی هستند که سازمان ها کار خود را انجام می دهند.
در همان زمان، نسل جدیدی از مدیر پروژه ظهور کرده است. این نژاد جدید ممکن است اهداف شغلی را برای تبدیل شدن به مدیر پروژه تعیین نکرده باشد – بسیاری از آنها حتی خود را مدیر پروژه نمی دانند. اما آنها می دانند که
باید پروژه ها را با موفقیت مدیریت کنند تا در حرفه خود پیشرفت کنند. واضح است که مدیریت پروژه به یک مهارت حیاتی تبدیل شده است، نه یک انتخاب شغلی.
اگرچه این افراد متوجه می‌شوند که برای انجام انواع جدید تکالیف خود به ابزارها، تکنیک‌ها و دانش خاصی نیاز دارند، ممکن است نتوانند یا نخواهند زمان زیادی را برای دستیابی به آنها اختصاص دهند، جایی که این کتاب وارد عمل می‌شود.

مدیریت پروژه : کلید دستیابی به نتایج

سازمان‌های موفق پروژه‌هایی را ایجاد می‌کنند که نتایج دلخواه را در بازه‌های زمانی تعیین‌شده با منابع اختصاص‌یافته تولید می‌کنند. در نتیجه، کسب‌وکارها به طور فزاینده‌ای به سمت یافتن افرادی سوق داده می‌شوند که بتوانند در این محیط پروژه‌محور سرآمد باشند.

از آنجایی که شما در حال خواندن این کتاب هستید، احتمال اینکه از شما خواسته شده باشد که یک پروژه را مدیریت کنید بسیار زیاد است. بنابراین، محکم بمانید – به مجموعه‌ای از مهارت‌ها و تکنیک‌های جدید برای هدایت آن پروژه به سوی تکمیل موفقیت‌آمیز نیاز دارید. اما نگران نباشید! این فصل با نشان دادن پروژه‌ها و پروژه‌هایی که به شما ارائه می‌دهد، شروعی آرام را به شما می‌دهد مدیریت واقعاً هستند و با کمک به شما در جداسازی پروژه ها از تکالیف غیر پروژه ای.

مهم نیست شغل شما چیست، شما هر روز وظایف بی شماری را انجام می دهید. به عنوان مثال، ممکن است یک یادداشت تهیه کنید، یک جلسه برگزار کنید، یک کمپین فروش طراحی کنید یا به دفاتر جدید نقل مکان کنید. یا ممکن است سیستم های اطلاعاتی را کاربرپسندتر کنید، یک ترکیب تحقیقاتی را در آزمایشگاه توسعه دهید، یا تصویر عمومی سازمان را بهبود بخشید.

همه این تکالیف پروژه نیستند. چگونه می توانید تشخیص دهید که کدام یک هستند و کدام یک نیستند؟ این بخش برای کمک به اینجا آمده است.

درک سه جزء اصلی که یک پروژه

پروژه یک تعهد موقت است که برای تولید یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فرد انجام می شود. بزرگ یا کوچک، یک پروژه همیشه دارای سه جزء زیر است:

• دامنه خاص: نتایج یا محصولات مورد نظر.
• برنامه: تاریخ های تعیین شده برای شروع و پایان کار پروژه.
• منابع مورد نیاز: تعداد افراد و وجوه لازم و سایر منابع.

مثلا:

گسترش نوع و ویژگی های نتایج مورد نظر ممکن است به زمان بیشتری (تاریخ پایانی بعدی) یا منابع بیشتری نیاز داشته باشد. افزایش تاریخ پایان ممکن است مستلزم کاهش نتایج یا افزایش مخارج پروژه باشد (به عنوان مثال، با پرداخت اضافه کاری به کارکنان پروژه). در این تعریف پروژه سه قسمتی، شما کار را برای دستیابی به نتایج دلخواه خود انجام می دهید.

اگرچه بسیاری از ملاحظات دیگر ممکن است بر عملکرد یک پروژه تأثیر بگذارد ، این سه جزء اساس تعریف پروژه به سه دلیل زیر هستند:

• تنها دلیل وجود یک پروژه، تولید نتایج مشخص شده در محدوده آن است.
• تاریخ پایان پروژه بخش مهمی از تعریف عملکرد موفق است. نتیجه مطلوب باید در زمان معینی فراهم شود تا نیاز مورد نظر خود را برآورده کند.
• در دسترس بودن منابع، ماهیت محصولاتی را که پروژه می تواند تولید کند، شکل می دهد.

استاندارد مدیریت پروژه PMBOK 6 همچنین تأکید می کند که ریسک (احتمال اینکه همه چیز دقیقاً طبق برنامه پیش نرود) نقش مهمی در تعریف یک پروژه ایفا می کند و هدایت پروژه به سمت موفقیت مستلزم مدیریت مستمر مبادلات بین سه جزء اصلی پروژه – محصولاتی است که باید تولید شوند. و ویژگی های آنها، برنامه زمان بندی و منابع مورد نیاز برای انجام کار پروژه.

چرا از مدیریت پروژه استفاده می کنیم؟

هدف مدیریت پروژه تولید محصول نهایی است که تغییراتی را به نفع سازمانی که پروژه را آغاز کرده است، ایجاد کند. این شروع، برنامه ریزی و کنترل طیف وسیعی از وظایف مورد نیاز برای ارائه این محصول نهایی است. پروژه هایی که نیاز به مدیریت رسمی دارند آنهایی هستند که:

هدف مدیریت پروژه تولید محصول نهایی است که تغییراتی را به نفع سازمانی که پروژه را آغاز کرده است، ایجاد کند. این شروع، برنامه ریزی و کنترل طیف وسیعی از وظایف مورد نیاز برای ارائه این محصول نهایی است. پروژه هایی که نیاز به مدیریت رسمی دارند آنهایی هستند که:

• تولید چیزی جدید یا تغییر یافته، محسوس یا ناملموس.
• دارای بازه زمانی محدود: شروع و پایان مشخص.
• احتمالاً از نظر کار یا گروه های درگیر پیچیده هستند.
• نیاز به مدیریت تغییر؛
• نیاز به مدیریت ریسک دارد.

سرمایه گذاری در مدیریت اثربخش پروژه دارای چندین مزیت خواهد بود، از جمله:

• ایجاد احتمال بیشتری برای دستیابی به نتیجه مطلوب؛
• حصول اطمینان از استفاده کارآمد و بهترین ارزش از منابع؛
• ارضای نیازهای مختلف ذینفعان پروژه

چه زمانی از مدیریت پروژه استفاده می کنیم؟

پروژه‌ها از فعالیت‌های معمولی جدا هستند و زمانی اتفاق می‌افتند که سازمانی بخواهد راه‌حلی برای تعیین الزامات در یک بودجه و چارچوب زمانی توافق شده ارائه دهد. پروژه ها به تیمی از افراد نیاز دارند که به طور موقت گرد هم آیند تا بر روی اهداف پروژه خاص تمرکز کنند. در نتیجه، کار گروهی مؤثر در پروژه های موفق نقش اساسی دارد.

پروژه ها به تیمی از افراد نیاز دارند که به طور موقت گرد هم آیند تا بر روی اهداف پروژه خاص تمرکز کنند. در نتیجه، کار گروهی مؤثر در پروژه های موفق نقش اساسی دارد. مدیریت پروژه به مدیریت بسته های مجزای کار برای دستیابی به اهداف خاص مربوط می شود. نحوه مدیریت کار به عوامل مختلفی بستگی دارد.

مقیاس، اهمیت و پیچیدگی کار عوامل آشکاری هستند: جابجایی یک دفتر کوچک و سازماندهی المپیک در بسیاری از اصول اساسی مشترک است، اما چالش های مدیریتی بسیار متفاوتی را ارائه می دهد. اهداف را می توان در قالب های زیر بیان کرد:

• خروجی ها (مانند ساختمان HQ جدید)؛
• نتایج (مانند جابجایی کارکنان از چندین مکان به ستاد جدید)؛
• مزایا (مانند کاهش هزینه های سفر و مدیریت امکانات)؛
• اهداف استراتژیک (مانند دو برابر کردن قیمت سهام سازمان در سه سال).

چه کسی از مدیریت پروژه استفاده می کند؟

هر کسی و همه پروژه ها را مدیریت می کنند، حتی اگر به طور رسمی “مدیر پروژه” نامیده نشوند. آیا تا به حال رویدادی را برگزار کرده اید؟ این پروژه ای است که شما با تیمی از افراد مدیریت کردید و مدیریت پروژه مهارت زندگی برای همه است. به طور رسمی تر، پروژه ها در همه صنایع و مشاغل ظاهر می شوند:

• حمل و نقل و زیرساخت
• آی تی
• تولید محصول
• ساختمان و ساخت و ساز
• امور مالی و حقوق