چگونه یک پیمانکار حرفه ای در مناقصه پروژه، هوشمندانه برنده شود؟

چگونه یک پیمانکار حرفه ای در مناقصه پروژه، هوشمندانه برنده شود؟

مقدمه

“هوشمندانه برنده شدن در یک مناقصه مناسب، مانند به جریان درآمدن خون تازه در رگ های شرکت های پروژه محور است.” (دکتر محمد احمدزاده)
در بسیاری از شرکت ها، کلید کسب و کار جدید و توسعه آن از طریق برنده شدن در مناقصه های رقابتی برای قراردادهای بخش دولتی و یا خصوصی است.
برخی از شرکت‌ها یک تیم مناقصه تمام وقت یا تدوینگر مناقصه (Bid Writer) یا تخمین زننده مناقصه (Bid Estimator) را برای تکمیل اسناد مناقصه استخدام می کنند؛ در حالیکه در برخی دیگر از سازمان ها، سایر کارکنان مانند تیم بازاریابی و فروش این فرایند را انجام می دهند یا اینکه فرآیند مناقصه را به سادگی به یک مشاور حرفه‌ای، برون سپاری می کنند.
از آنجایی که تکمیل مناقصه به زمان و منابع نیاز دارد، شرکت در بهترین مناقصه با پیشنهاد بهینه و با بهینه ترین کیفیت بسیار مهم است، تا شرکت شما بهترین شانس موفقیت را داشته باشد.
چراکه اگر یک شرکت پیمانکار در یک مناقصه نامناسب برنده شود، بدلیل درگیر شدن منابع محدود شرکت، مانند نیروی انسانی، مواد و ماشین آلات و از همه مهم تر، جریان های نقدی که باید در آن مناقصه صرف شود؛ فرصت های شرکت در مناقصات بهتری که در آینده می توانست در آن برنده شود را از دست می دهد.
پس در واقع، یکی از راه‌های افزایش شانس موفقیت پیمانکاران، مدیریت مؤثر و هوشمندانه مناقصه و در ادامه بستن یک قرارداد بهینه و مدیریت آن است.
آکادمی احمدزاده تصمیم دارد در چند نمونه موردی آتی در رابطه با مدیریت سیستم مناقصات، تجربیات خود را با شما به اشتراک بگذارد.
در این قسمت، در خصوص انتخاب و یا رد مناقصه و یا همان مرحله ای که ما آن را Go or No-Go نامیده ایم، صحبت می کنیم.

چالش

شرکت بتا، شرکت پیمانکاری بزرگ و غیر دولتی در شهر تهران است که توانایی انجام پروژه ها در فیلد های متفاوت را دارد. اما اخیرا دچار چالش بزرگی شده است که در بعضی از مناقصات، شرکت های رقیب، با لابی و ارتباطاتی که دارند، مناقصات خوب را برنده می شوند. لذا شرکت بتا مجبور شده است در مناقصاتی شرکت کند  که ارزش زیادی برای سازمان ندارد. ضمنا زمانی که سازمان می خواهد در یک مناقصه مناسب شرکت کند، بدلیل عدم دسترسی به منابع کافی و درگیری آن منابع در مناقصات برنده شده قبلی، مناقصه جدید را از دست می دهد و در نتیجه برنده شدن در پروژه های نامناسب و با سود کم، باعث شده تا بهروری و درآمد سازمان کاهش شدیدی پیدا کند.

پیشنهاد تیم آکادمی احمد زاده به سازمان بتا این بود که شرکت در مناقصات بصورت سیستمی انجام شود و حتما مرحله Go or No-Go را در این سیستم قرار دهند؛ چرا که انتخاب پروژه باید با اطلاع و آگاهی باشد نه با چشمان بسته.

اگر یک شرکت وارد یک مناقصه اشتباه شود، به آن می ماند که خود را از یک برج بلند به پایین انداخته است و اگر پروژه درست را انتخاب کند و در آن پروژه شکست بخورد شبیه آن است که از یک پله افتاده است.

راهکار

جایگاه مرحله مناقصه و انتخاب پروژه در چرخه حیات پروژه کجاست؟

همانگونه ای که می دانید و در تصویر زیر نیز مشخص است؛ استاندارد PMBOK-V6، چرخه حیات پروژه را از فرآیند آغازین تا اختتام یک پروژه در نظر گرفته است. در این استاندارد، در بین حوزه های دانشی، حوزه ای بنام مدیریت تدارکات وجود دارد.
برای آشنایی بیشتر با این استاندارد در دوره مدیریت پروژه PMBOK-V6 شرکت کنید.

اما استاندارد PMBOK7، سیستمی، شامل حاکمیت، عملکردهای احتمالی، محیط پروژه و ملاحظات مربوط به رابطه میان مدیریت پروژه و مدیریت محصول را توصیف می کند که پروژه ها درون آن کار می کند.
به زبان ساده تر می توان گفت که استاندارد PMBOKV7، سعی دارد چوب امدادی پروژه را از ابتدای ایده تا زمانی که پروژه به اتمام رسیده و حتی بعد از آن زمانی که محصول به دوران بازنشستگی می رسد، به دست گیرد. به همین دلیل ، دیگر تمرکز این استاندارد بر روی تحویل پروژه نیست بلکه به دنبال سیستم تحویل ارزش مدوام می باشد.
برای آشنایی بیشتر با این استاندارد در دوره مدیریت پروژه PMBOK7 شرکت کنید.

در این سیستم، فارغ از اینکه رویکرد مدیریت پروژه شما از چه نوعی (چابک، آبشاری و یا هیبرید) باشد، باید بررسی کنیم که آیا در مناقصه این پروژه شرکت کنیم یا خیر؟ و در ادامه اگر بلی، با چه مستندات فنی و همچنین روش قیمت دهی در این مناقصه شرکت کنیم تا احتمال برنده شدنمان حداکثر شود؟
مرحله مدیریت مناقصه در اینجا شکل می گیرد. در این مرحله پیمانکاران غیر حرفه ای بدون هیچ معیار سنجشی دقیق، پروژه ها را انتخاب و یا رد می کنند، اما پیمانکاران حرفه ای قبل از ورود به مرحله مناقصه، مرحله ای بنام Go or No-Go در سیستم مدیریت مناقصه سازمان خود طراحی و اجرا می کنند.

مرحله تکمیل فرم های انتخاب پروژه

قبل از ورود به مرحله Go or No-Go ، باید مدارک مناقصه را از کارفرما خریداری یا اخذ کرده باشیم. سپس فرم های انتخاب پروژه را تکمیل می کنیم و وارد مرحله Go or No-Go می شویم.

اطلاعات بدست آمده از این فرم که توسط کمیته مناقصات (شامل: مدیر عامل، مدیر بازاریابی و فروش، مدیر حقوقی، مدیر تدارکات، مدیر واحد (SBU)، مدیر حقوقی، مدیر پروژه، مدیر طرح و برنامه¬ یا PMO، مدیر توسعه کسب و کار و همچنین مدیر مالی) در رابطه با شاخص هایی که در تخصص هریک از این افراد است، تکمیل شده و مورد بررسی قرار می گیرد. نتیجه نهایی آن، بعنوان ورودی در مرحله Go or No-Go مورد استفاده قرار می گیرد.
تصویر زیر نمونه فرم های انتخاب پروژه در شرکت بتا می باشد.

مواردی که در این جدول مورد بررسی قرار می گیرند شامل حوزه اصلی، وزن، معیار، شرح معیار، توضیحات، تصمیم گیری و امتیاز می باشد.
حوزه های اصلی
• حوزه هایی شامل منابع انسانی، سازمان و مدیریت، پروژه و ارزیابی کارفرما، ریسک های فنی و مالی و سایر حوزه ها می باشد. این حوزه ها در سازمان بتا و با توجه به اهداف و محدودیت های آن سازمان مشخص شده است.
وزن
• در هر حوزه و برای هر یک از معیارها، وزنی در نظر گرفته می شود تا طبق این وزن ها، محاسبه انجام شود. دفتر PMO، کمیته مناقصات و مدیر واحد برنامه ریزی با همکاری و همفکری و مطابق با نوع سازمان و نوع پروژه ها میزان این وزن ها را مشخص می کنند.
معیار
• برای هر یک از حوزه ها، معیارهای سنجشی در نظر گرفته می شود. این معیارها در طول زمان و با دریافت بازخوردهای شرکت در مناقصات، بازبینی شده و بهبود می یابد.
شرح معیار
• توصیفی از هر معیار که توسط افراد صاحب نظر پر می شود. در طول زمان با توجه به دریافت بازخوردهای شرکت در مناقصات، این توصیف ها به چند گزینه ی ثابت تبدیل شده اند که افراد می توانند از بین آنها گزینه مورد نظر خود را انتخاب کنند.
توضیحات
• در این بخش توضیحات مختص آن معیار داده می شود.
تصمیم گیری
• در این بخش، معیارهای تصمیم گیری تکمیلی بیان می شود.
امتیاز
• نشانگر امتیازی است که افراد به آن گزینه می دهند.
بعد از گذشت مدت زمانی، سازمان بتا، جهت بهبود فرایند تکمیل فرم های انتخاب پروژه و همچنین تسریع و دقت نتیجه ی بدست آمده از این فرایند، تصمیم گرفت که این مرحله را بصورت آنلاین و اتوماتیک در نرم افزار InfoPath پیش ببرد. در نتیجه، پروسه انجام فرایند بدین شکل شد.

در ابتدا باید مشخصات اولیه پروژه از جمله نام پروژه/مناقصه، دپارتمان مربوطه، مدت زمان تکمیل فرم و تاریخ تحویل مدارک مناقصه تکمیل شود.
از نکات که در این مرحله حائز اهمیت است، می توان به انتخاب صحیح نوع دپارتمان مربوطه اشاره کرد. چرا که وزن معیارها که در ادامه برای محاسبه، استفاده می شوند؛ با توجه به نوع دپارتمان متفاوت است. در ادامه مثال های بیشتری برای وضوح این مطلب آورده شده است.

همانند گذشته، فرم آنلاین نیز برای افراد ارسال می شود تا نظر خود را اعمال کنند. هر شخص، گزینه مورد نظر خود را انتخاب می کند و در پشت صحنه، با توجه به امتیازهایی که قبلا برای هر معیار و گزینه مشخص شده است، امتیاز بصورت اتوماتیک محاسبه می شود. در تصویر بالا به نحوی انتخاب و امتیاز دهی توجه کنید.
حوزه منابع انسانی با سه معیار اصلی دسترسی به منابع انسانی، نیاز به آموزش و دسترسی به آموزش سنجیده می شود. شرح معیارها در هر بخش متفاوت است و همانگونه که در تصویر می بینید، در طی زمان این معیارها، بهبود یافته اند.

رضایت مدیرSBU، میزان افزایش اعتبار شرکت، داشتن ارتباطات داخلی و خارجی، دسترسی به پشتیبانی خارج از کشور (OEM support)، دسترسی به منابع خارجی و میزان دانش فنی سازمان، از جمله معیارهایی هستند که در حوزه سازمان و مدیریت باید مورد سنجش قرار بگیرند.
طبق صلاح دید سازمان، اگر دو معیار دانش فنی و دسترسی به منابع خارجی، امتیاز پایین تر از حد قبول را بیاورند؛ فقط در صورت موافقت مدیر عامل، سازمان وارد مناقصه می شود.

برای شرکت در هر مناقصه، دو بخش اصلی سازمان و پروژه بررسی می شود. در معیارهای قبلی وضعیت سازمان خود را برای انتخاب پروژه می سنجیدیم؛ اما در این معیار و معیارهای بعدی، وضعیت پروژه را بررسی می کنیم.
مدت زمان اجرای پروژه، شاخص های ارزیابی کارفرما، شفاف بودن ابعاد پروژه، نوع خدمات پس از فروش، پیش شرط شروع پروژه و مکان پروژه از معیارهای سنجش در این حوزه هستند.
نوع پروژه ها اخذ شده در هر واحد از سازمان بتا با دیگر واحد ها متفاوت می باشد. همانگونه که می دانید میزان مدت زمان اجرای پروژه ها با هم متفاوت است. بطور مثال مدت زمان پروژه های IT بهتر است که کوتاه باشد و از طرفی در پروژه های زیر ساختی مثل ساخت سد بهتر است که مدت زمان طولانی تر باشد. فراموش نکنید که از منظر پیمانکار این شاخص ها را بررسی می کنیم. بنابراین لازم است که وزن این معیار با توجه به نوع پروژه، متغییر باشد. به همین دلیل است که در ابتدا، نوع دپارتمان مربوطه را انتخاب می کنیم تا سیستم بصورت اتوماتیک وزنهای آن نوع پروژه را برای ما بارگذاری و محاسبه کند.
یادآوری:
• سختگیر بودن کارفرما را می توان از نوع قرارداد و اطلاعاتی که در آن است تشخیص داد. بطور مثال در بندهای قرارداد جریمه های سنگینی قرار داده است و یا تضمین های زیادی از شما می خواهد و یا سایر موارد.
• معمولا پیش پرداخت های پروژه ها به مقداری نیست که بشود با آن پروژه را شروع کرد، پس لازم است که پیمانکار شرایطی را فراهم کند تا بتواند پروژه را شروع کند. میزان دسترسی و فراهم کردن این شرایط برای انتخاب پروژه از معیارهای اساسی انتخاب است.
سوالی که در اینجا مطرح می‌شود این است که به ازای هر سختی در پروژه، به مبلغ قرارداد اضافه می شود. چه لزومی دارد که مواردی همچون مکان پروژه را در بین معیارها در نظر بگیریم؟
این فرضیه درست است که در قرارداد جهت موارد نامتعارف، سختی کار، شرایط آب و هوایی و … ، درصدی به مبلغ نهایی قرارداد اضافه می شود؛ اما لازم است که پیمانکار نیز این موارد را بررسی کند و با شرایط و میزان توانائی سازمان خودش ، برای انجام پروژه در این شرایط را بسنجد.
در سازمان بتا، باتوجه به محدودیت ها و شرایط حاکم در آن، محل اجرای پروژه و فاصله آن از شهر تهران بسیار حائز اهمیت بود. به همین دلیل این معیار، به معیارهای بررسی حوزه اطلاعات پروژه اضافه گردید.

جدایی از ریسک های که در پروژه وجود دارد، لازم است تا در این مرحله، ریسک های کلانی از جمله نیاز به ارتباطات، ریسک های مرتبط با پیمانکار دست دوم (افزایش قیمت، کیفیت کار ، تحویل به موقع ، رقیب شدن)، ریسک های خارج از کنترل سازمان بتا (تغییرات قوانین کشوری، گواهینامه ها، مجوزهای مورد نیاز ،  تعرفه های گمرکی و سهمیه بندی ارز و … و الزامات جدید) ، ریسک مالی(نرخ تورم ، نوسانات ارز، رکود و نرخ بهره) و ریسک منابع انسانی(درگیر شدن در پروژه های جدید، خروج نیرو از شرکت) که تاثیرات مستقیمی بر اجرای پروژه دارند، مورد بررسی قرار بگیرد. 

آخرین حوزه که در این مرحله مورد بررسی قرار می گیرد، حوزه مالی می باشد. در ابتدا، مبلغ قرارداد، یکی از معیارهای این حوزه بود. اما با دریافت بازخوردهای متفاوت از پروژه ها و بررسی آنها متوجه شده ایم که مبلغ قرارداد اهمیت چندانی ندارد بلکه سود دهی پروژه مهم است. بنابراین، همانگونه که در تصویر مشاهده می کنید، معیار سنجش از “مبلغ قرارداد” به “مبلغ قرارداد + سود ناخالص” تغییر کرد.
از دیگر معیارهای این حوزه می توان به اعتبار کارفرما در پرداخت صورت وضعیت، جریمه تاخیرات، Cash Flow مورد نیاز، وابستگی به خرید خارجی اشاره کرد.

نکته:
• فراموش نکنید که تهیه این فرم ها نیز همانند تمامی فعالیت های دیگر، با دریافت بازخورد مداوم، بهینه و اصلاح شده است.

مرحله Go or No-Go

در نهایت، جلسه کمیته راهبری با عنوان جلسه Go or No-Go ، برای تصمیم گیری بمنظور انتخاب و یا رد مناقصه برگزار می شود. در این جلسه کمیته مناقصات (شامل: مدیر عامل، مدیر بازاریابی و فروش، مدیر حقوقی، مدیر تدارکات، مدیر واحد (SBU)، مدیر حقوقی، مدیر پروژه، مدیر طرح و برنامه¬ یا PMO، مدیر توسعه کسب و کار و همچنین مدیر مالی) حضور دارند.
نتایج فرم های انتخاب پروژه بصورت اتوماتیک محاسبه شده و بعنوان شاخصی برای تصمیم گیری در این مرحله در نظر گرفته می شود . اگر نتیجه :
• بالاتر از 80 درصد باشد، پروژه انتخاب می شود.
• بین 60 تا 80 درصد باشد، درصورت موافقت مدیر عامل انتخاب می شود.
• کمتر از 60 درصد باشد، پروژه انتخاب نمی شود و اسناد تهیه شده بصورت مستند سازی شده به بایگانی مدارک ارسال می شود.

نتیجه پیاده سازی

با پیاده سازی این روش نتایج زیر حاصل شد.
• ایجاد یک رویکرد سیستماتیک و هوشمندانه جهت شرکت و برنده شدن در مناقصات در شرکت بتا.
• شرکت بتا، تنها با هدف برنده شدن در مناقصه، در مناقصات شرکت نمی کرد.
• شرکت بتا، در مناقصات غیربهینه، شرکت نمی کرد. (افزایش دقت در انتخاب پروژه)
• افزایش سود آوری بمیزان 25 درصد برای شرکت بتا.
• افزایش بهره وری سازمان بدلیل شناخت سازمان از سیستم مناقصات و شاخص های کارفرمایان
• مستندسازی دانش و درس آموخته های شرکت در مناقصات.

کلام آخر

ممکن است شما هم تاکنون بدلیل تازه کار بودن و نداشتن تجربه کافی، در انتخاب پروژه های خود دقت لازم را نداشته و سیستمی برای مدیریت مناقصات خود نداشته اید و یا شاید شما نیز همانند سازمان بتا، در مناقصات هر پروژه ای بدون داشتن معیارهای مستند، شرکت می کنید.
پیشنهاد تیم آکادمی احمد زاده به شما این است که، شما نیز برای بومی کردن انتخاب های خود در زمان شرکت در مناقصات، مرحله Go or No-Go را در سیستم مدیریت مناقصات خود اضافه کنید.
برای این کار می توانید از خدمات مشاوره و پیاده سازی تیم آکادمی احمد زاده نیز استفاده کنید.